Cuando se habla de planificación y análisis financiero se hace referencia al proceso de previsión que se desarrolla para el rendimiento de una empresa. Ese proceso se apoya en cuatro actividades claves: elaboración de presupuestos, planificación financiera integrada, informes de gestión y previsión de escenarios.
Durante mucho tiempo, las hojas de cálculo fueron la principal herramienta para dicha actividad y las preferidas del área de finanzas. Sin embargo, hoy en día, sus funciones quedan antiguas: su uso puede traer dificultades a la hora de realizar proyecciones financieras, mucho más en tiempos de incertidumbre. Es por eso, que en la actualidad y en búsqueda de dar un nuevo paso, hay distintas opciones disponibles. Las principales son FP&A, ERP, CRM y BI.
”No todos los desarrollos ofrecen las mismas características. En ese sentido, la mejor opción de entre todas las que ofrece el mercado será aquella que mejor se adapte a cada negocio, considerando la industria y las necesidades. Resulta clave que antes de cualquier implementación se lleven a cabo sesiones de Discovery para conocer los objetivos de la empresa”, comenta Juan Pablo Baldoni de Plika, empresa especializada en el tema.
Ahora bien, ¿cuáles son las diferencias entre un FP&A y hojas de cálculo, o frente a softwares como ERP, CRM y BI?
. FP&A: es un desarrollo orientado a la planificación colaborativa y el análisis de datos con un enfoque financiero.
. BI: es común que se confundan las herramientas BI con un desarrollo FP&A, principalmente porque con ellos se puede hacer tanto análisis como informes similares. Sin embargo, un FP&A es un software de trabajo colaborativo que articula datos de la organización con datos externos a fin de obtener pronósticos financieros. Ambos son un complemento entre sí, ya que un BI puede ser nutrido de proyecciones, e información real que ya ha nucleado un FP&A.
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. ERP: este sistema tecnológico de base de datos le sirve a las empresas para manejar de forma optimizada sus informes y operaciones. En otras palabras, por medio de esta se busca tener un registro de las transacciones de una compañía: desde las órdenes de venta y entregas a clientes hasta las trazas contables. Sin embargo, no es tanto un desarrollo de análisis de datos como de almacenamiento, y ahí está la gran diferencia con un FP&A que, efectivamente, apuesta por el análisis de los datos, permite simular escenarios futuros, y transforma una contabilidad impositiva en una de gestión que es aquella utilizada por los directores para tomar sus decisiones. Un FP&A toma del ERP todas sus transacciones que se usaron para que la compañía funcione y pague sus impuestos, y las convierte a un modo analítico para quienes deben tomar decisiones.
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. CRM: si bien los CRM ayudan a mejorar la productividad y a encontrar nuevas oportunidades de crecimiento organizacional, no han sido diseñados para la planificación y el análisis financiero de las empresas. De hecho, no es posible realizar reportes financieros, como sí se pueden llevar a cabo con un FP&A. Sin embargo, en el CRM es posible gestionar los posibles nuevos negocios y la relación con los clientes actuales, lo cual permite al FP&A nutrirse de esa información para deducir posibles escenarios de crecimiento en ventas que la empresa pueda tener y el logro de las metas comerciales reales.
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Cada una de estas soluciones pueden brindar grandes beneficios en los procesos dentro de una organización. “La solución adecuada evita los errores más comunes de las hojas de cálculo y saltea problemas de inconsistencia en los datos. Con ello, aumenta la eficiencia del proceso y se revaloriza la tarea del equipo”, finalizan desde Pilka.
