Como ocurre con las finanzas personales, el control de los gastos empresariales puede ser el talón de Aquiles de cualquier compañía, si no se lleva a cabo de manera correcta.

Según Santiago Gómez, director de la división Pay de Edenred, “el control de gastos es una actividad esencial en cualquier compañía que busque maximizar sus beneficios y minimizar sus riesgos financieros”.

"Lo cierto es que para muchas de ellas es todo un desafío luchar por mantener sus finanzas bajo control debido a una falta de planificación y seguimiento adecuados. Sin embargo, con la implementación de políticas y procedimientos de control de gastos, las organizaciones pueden reducir significativamente los costos innecesarios y mejorar su eficiencia”, añadió.

Con esto en mente, el experto compartió algunas claves y consideraciones para impulsar el control de gastos en las organizaciones:

La relevancia de comprender los tipos de gastos

Una de las primeras claves es identificar los diferentes tipos de gastos. Entre los principales se encuentran los operativos, aquellos gastos del funcionamiento diario, como la renta, suministros de oficina, facturas de servicios públicos, nómina, etc.

Luego se encuentran los de capital, aquellos gastos a largo plazo para adquirir bienes de capital, como maquinarias, vehículos, equipos y tecnología.

También figuran los gastos de investigación y desarrollo, necesarios para el diseño y lanzamiento de nuevos productos o servicios. Pueden incluir el progreso de prototipos, la contratación de personal especializado, la adquisición de tecnología, entre otros. Finalmente, los gastos financieros están relacionados con la financiación, como intereses de préstamos y comisiones bancarias.

Los beneficios del control adecuado de gastos

Básicamente, el control de gastos fijos es una estrategia que conlleva monitorear y limitar los recursos de una organización. Este proceso se realiza con el objetivo de optimizar los costos y reducir el riesgo financiero. Así, para impulsar el control se puede partir de establecer límites, revisar las facturas, asignar presupuestos a departamentos específicos y dar un seguimiento de los gastos.

Todo ello se traduce en beneficios como un aumento en la rentabilidad, una reducción de deudas, seguimiento detallado de recursos. También se evitan sorpresas desagradables en el presupuesto, como gastos imprevistos que pueden poner en riesgo la estabilidad financiera de la organización.

Otro beneficio importante del control de gastos es que ayuda a identificar oportunidades para aumentar la eficiencia en el uso de los recursos; por ejemplo, al examinar y eliminar gastos innecesarios, estos se usan para invertir en áreas que realmente necesitan mejorar.

Cómo implementar el control de gastos 

Implementar el control de gastos es un proceso que requiere tiempo y esfuerzo. Lo primero es saber cuáles son los gastos actuales, revisando todas las facturas, recibos, y determinando cuánto dinero se gasta en cada área.

Luego es necesario establecer un presupuesto para cada una, definir los límites de gastos y asegurarse de que sean realistas y alcanzables. A su vez, es importante que todos los empleados sepan cuál es el plan de control de gastos de la compañía, y explicarles por qué son necesarios.

Finalmente, una de las herramientas más eficaces es contar con una tarjeta empresarial, solución de pago que permite controlar y monitorear los gastos en tiempo real, lo que facilita la gestión y el seguimiento de los costos empresariales.

Con ella, se pueden establecer límites, prevenir gastos excesivos, fraudes y, en general, simplificar la administración de recursos, facilitando la conciliación de cuentas y la gestión de informes.