En cualquier actividad económica, el cálculo preciso de los costos es fundamental para mantener operaciones rentables y sostenibles. Pero en países caracterizados por la inflación y la volatilidad de precios, como Argentina, este cálculo se vuelve un desafío aún mayor. 

Esto es particularmente cierto en la industria del Transporte Automotor de Carga (TAC) terrestre, donde el proceso de determinar los costos operativos es, por momentos, un laberinto de variables a tener en cuenta.  Sin embargo, el análisis de los costos se torna fundamental para establecer las tarifas de fletes, que los transportistas cobran a los "dadores de carga", es decir, las empresas que requieren sus servicios de transporte.

En el corazón de la dificultad en el cálculo de costos se encuentra la complejidad inherente de la tarea. Los transportistas se ven obligados a considerar una amplia gama de factores, desde el consumo de combustible y los peajes hasta los sueldos de los choferes, el mantenimiento y la amortización de los vehículos. 

Pablo Mendonça Paz, CMO de Avancargo, una plataforma logística 3.0 que conecta dadores de carga con transportistas, señala que incluso con herramientas digitales, la tarea es ardua y requiere tiempo y dedicación. Para empresas con flotas limitadas, la tarea puede ser desafiante. Sin embargo, para aquellos con múltiples vehículos y rutas, el cálculo de costos se convierte en un desafío monumental.

"Costear mal puede tener dos consecuencias graves. Si un transportista calcula por debajo de sus costos reales, el riego es que, tarde o temprano, se funda. Y, a la inversa, si costeaste muy alto, podés perder negocios y quedarte afuera del mercado. La información actualizada es esencial en un contexto de inestabilidad económica como el argentino", sostiene Mendonça Paz.

¿Cómo calculan sus costos los transportistas de carga terrestre?

Avancargo también indagó sobre este tema en su relevamiento para construir el Índice de Digitalización del Transporte (IDT) de carga terrestre. 

En el sondeo, en respuesta a la pregunta "¿Cómo definís la tarifa de un viaje?", se obtuvo que cerca del 50% de las empresas encuestadas utilizan los índices de referencia proporcionados por FADEAC y CATAC para establecer sus tarifas. Estos índices, aunque juegan un papel importante en la simplificación del proceso de cálculo, también presentan ciertas limitaciones. "Son promedios y podrían variar según las circunstancias particulares de cada empresa transportista", aclara Mendonça Paz.

El cálculo basado en el costo del combustible también es una estrategia comúnmente empleada. Alrededor del 40% de las empresas simplemente toman el litro de gasoil por kilómetro como punto de partida para establecer la tarifa. Este enfoque, aunque puede proporcionar una base sólida, a menudo pasa por alto otros elementos cruciales que afectan el costo total del viaje.

Según el Ministerio de Transporte de la Nación, el viaje promedio en el transporte de carga terrestre es de 350 km. “Tomando en cuenta esta distancia, la incidencia del combustible (49%), los neumáticos (10%), el sueldo del chofer (22%) y los viáticos (0,9%), representan más de 80% del costo total. El porcentaje restante está representado por las amortizaciones del camión y el acoplado,  los seguros y el mantenimiento de las unidades", indica Diego Bertezzolo, Co-Founder & CEO de Avancargo.

Un tema recurrente que no se mide adecuadamente es la reposición y el mantenimiento de los vehículos. Bertezzolo señala que muchas empresas descuidan este aspecto, lo que influye drásticamente en la ganancia o pérdida general.  

“La principal consecuencia de un defectuoso cálculo de costos es que las empresas terminan comiendo su propio capital. Según el tipo de transporte y la vertical de la industria, aspectos como amortización, mantenimiento de vehículos y cubiertas representan entre el 10% y el 20% del costo total", señala. Esto se traduce en un fenómeno que afecta principalmente a las empresas más pequeñas, quienes, sin darse cuenta, desgastan su capital al no considerar aspectos esenciales en el cálculo de costos.

Del lado de los dadores de carga, la cuestión del cálculo de costos tampoco es sencilla. En Avancargo citan el caso, por ejemplo, de una empresa ligada al rubro de la construcción que tiene 19.000 tarifas distintas para sus viajes, como consecuencia de una clasificación que debe tomar en cuenta todas sus rutas, todos sus camiones y hasta todos sus acoplados. 

Para una situación así, Avancargo considera que una posible solución es definir las tarifas en base a tres segmentos de transportistas, cada uno de los cuales se irá moviendo de categoría en función de la performance del servicio de transporte de cada empresa y también en función de los cambios en la demanda.

 La falta de digitalización, un problema

La falta de una digitalización adecuada es una de las principales barreras para realizar un cálculo de costos exhaustivo en la industria del transporte de carga terrestre.

La digitalización proporciona valiosas ventajas. En primer lugar, posibilita el mantenimiento actualizado de cálculos mes a mes, al mismo tiempo que facilita la comprensión precisa de los márgenes generados por cada viaje. Esta comprensión se logra al visualizar de manera consolidada en una única plataforma los ingresos y los costos asociados. Además, la digitalización permite centralizar toda la información en un único lugar, ya sea mediante el uso de hojas de cálculo o mediante un Sistema de Gestión de Transporte (TMS).

"La trascendencia de abandonar el enfoque tradicional de mantener los costos registrados en papel y dispersos en una carpeta en la oficina radica en la mejora de la eficiencia. La recepción y registro de tickets y facturas de forma constante se traduce en mayor eficacia operativa y en la obtención de una perspectiva más precisa y específica en relación con la situación particular de cada caso, en contraste con los promedios del mercado. Una vez se lleva a cabo la digitalización, a medida que se avanza en el nivel de adopción de soluciones digitales, se logra una mayor precisión en los procesos de costeo y se reduce significativamente la probabilidad de cometer errores en los cálculos", concluye Mendonça Paz.