Me reuní con un buen amigo que resulta ser dueño de una franquicia muy conocida para discutir algunas de las mejores prácticas en los negocios. La reunión terminó siendo extremadamente generativa y me ayudó a formular un nuevo principio que he acuñado El Principio de la Miel.
Este principio se elaboró mientras discutíamos las prioridades y la productividad de los empleados y cómo los propietarios y gerentes de negocios pueden mejorar los costos laborales relacionados con los flujos de trabajo orientados a tareas. El nombre del principio, que detallaré más adelante, proviene de un empleado que tuvo que lidiar con una caja de paquetes de miel donde un paquete se rompió y se derramó sobre todos los demás.
Acciones para mejorar los costos laborales
Antes de entrar en los fundamentos de El Principio de la Miel, estas son algunas de las acciones generales que podés tomar cuando buscás mejorar los costos laborales.
1. Establecé objetivos claros
Definí objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo (SMART) para ahorrar tiempo. Por ejemplo, intentá reducir el tiempo dedicado a un proceso en particular en un 20% en los próximos tres meses.
2. Identificá áreas de mejora
Realizá un análisis exhaustivo de tus operaciones comerciales para identificar procesos o tareas que consumen una cantidad significativa de tiempo. Buscá cuellos de botella, redundancias e ineficiencias que puedan optimizarse.
3. Priorizá las tareas
Identificá tareas de alto valor que contribuyan directamente al éxito de tu negocio. Concentrate en actividades que generen ingresos, mejoren la satisfacción del cliente o mejoren la productividad general. Eliminá o delegá tareas de bajo valor que consumen tiempo sin agregar un valor significativo.
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4. Fomentá una cultura de la eficiencia
Fomentá una cultura que valore la eficiencia y el ahorro de tiempo. Animá a los empleados a sugerir ideas para mejorar los procesos y premiá las soluciones innovadoras que ahorran tiempo. Predicá con el ejemplo y demostrá la importancia de la gestión del tiempo a través de tus propias acciones.
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5. Automatizá las tareas repetitivas
Aprovechá la tecnología para automatizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Para hacer esto, podés usar soluciones de software, herramientas y sistemas que pueden manejar procesos de rutina como entrada de datos, facturación, gestión de inventario y generación de informes. Esto libera tiempo para que tus empleados se concentren en actividades más estratégicas y de valor agregado.
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6. Agilizá los canales de comunicación
Evaluá tus canales de comunicación y asegurate de que sean eficientes. Fomentá el uso de herramientas de mensajería instantánea, software de gestión de proyectos y plataformas colaborativas para facilitar una comunicación rápida y eficaz. Buscá minimizar las reuniones innecesarias y adoptá procesos de toma de decisiones simplificados.
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7. Implementá técnicas de gestión del tiempo
Capacitá a tus empleados en técnicas efectivas de gestión del tiempo, como la priorización, el procesamiento por lotes de tareas y la Técnica Pomodoro. Animalos a establecer objetivos claros, dividir las tareas en partes más pequeñas y asignar espacios de tiempo dedicados para el trabajo enfocado. Podés ayudarlos a hacer esto brindándoles herramientas como calendarios, listas de tareas pendientes y aplicaciones de productividad para ayudarlos a administrar su tiempo de manera efectiva.
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8. Aspirá a la mejora continua
Revisá y evaluá periódicamente tus iniciativas de ahorro de tiempo. Medí el impacto de las estrategias implementadas en comparación con tus objetivos predefinidos y buscá comentarios de empleados y clientes para identificar otras áreas de mejora. También podés mantenerte actualizado con las tecnologías emergentes y las mejores prácticas de la industria para continuar optimizando tus esfuerzos de ahorro de tiempo.
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Ahora que hemos revisado las mejores prácticas relacionadas con la productividad, analicemos los fundamentos del Principio de la Miel.
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Eliminación de tareas innecesarias para aumentar la productividad
Ocasionalmente, al priorizar tareas, los empleados tienden a elegir o completar tareas que aportan poco valor a la jornada laboral general. Esta situación se hizo evidente cuando un empleado tropezó con una caja de paquetes de miel, lo que provocó que un paquete se abriera y se derramara sobre los demás.
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En consecuencia, el empleado tuvo que dedicar una cantidad considerable de tiempo, alrededor de dos horas o más, a limpiar cada paquete. Acá radica el problema: el empleado creía que, al limpiar cada paquete, le estaba ahorrando dinero a la empresa. Sin embargo, luego de una mayor investigación, se hizo evidente que el empleado simplemente buscaba tareas fuera de sus responsabilidades principales, tareas prioritarias o apoyo a los miembros del equipo.
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A pesar del hecho de que una caja de paquetes de miel cuesta muy poco, los esfuerzos del empleado por dedicar una cantidad significativa de tiempo a una tarea que ahorró a la empresa solo unos pocos dólares en costos de suministro finalmente aumentó los gastos de mano de obra de la empresa en aproximadamente un 30%. Este tiempo podría haber sido mejor empleado descartando la caja y participando en un trabajo de mayor valor agregado.
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Reflexionando sobre tu propia situación de caja de miel
Es crucial reflexionar sobre la aplicación del Principio de la Miel en diversas áreas. ¿Hay tareas innecesarias dentro de tu negocio que no agregan valor, pierden tiempo o simplemente crean una ilusión de estar ocupado? Es probable que la mayoría de nosotros nos encontremos con esta situación a diario.
Por ejemplo, considerá el tiempo dedicado a los correos electrónicos. A menudo, nos encontramos enredados en hilos de correo electrónico improductivos cuando podríamos centrarnos en tareas más valiosas. Personalmente, he experimentado situaciones en las que dediqué tiempo a limpiar mi bandeja de entrada en lugar de atender solicitudes urgentes o atender consultas más simples primero.
El Principio de la Miel me ayudó a darme cuenta de lo esencial que es contemplar qué tareas se pueden eliminar para ahorrar tiempo valioso tanto para vos como para tu equipo, lo que te permite concentrarte en un trabajo más significativo. Al eliminar las tareas ocupadas, que distraen y consumen mucho tiempo, podés implementar efectivamente el Principio de la Miel y presenciar un aumento significativo en la productividad.
*Nota publicada en Forbes US
