En América Latina, la transformación digital está latente y sigue innovando. Las predicciones de IDC de este año señalan que en
los próximos tres años la mitad del PBI de América Latina provendrá de aquellas organizaciones que digitalicen sus procesos, un negocio de unos US$ 380 mil millones.
Sin embargo, de acuerdo con el índice de transformación digital de Dell Technologies, solo el 2% de las empresas argentinas son líderes digitales, y más del 90% de los directivos locales entienden que tendrán dificultades para cumplir con el escenario de exigencia que los clientes demandarán en los próximos años.
“La tecnología está interviniendo en cada aspecto de las operaciones empresariales, y la digitalización desempeña una función dominante en todas las industrias para mejorar la productividad”, comenta Ariel Abrancato, director de Ventas LATAM South de Kodak Alaris, quien agrega que, en ese proceso, empresas de todo tipo buscan aumentar la eficiencia de sus procesos, entre ellos, los relacionados con la gestión de su documentación y su información: “Para ello deberán elegir las tecnologías más adecuadas para optimizar los flujos de trabajo basados en papel”.
El primer paso en un proceso de gestión documental es el traspaso desde el medio f ísico de un documento al medio digital. La “despapelización” se puede realizar recibiendo directamente en formato digital la información o digitalizando la documentación física. En este último caso es cuando es necesario contar con una solución completa para realizar el escaneo de documentos, mediante scanners y softwares de captura y servicios.
Desde Alaris, la división de Kodak de soluciones de captura de información, explican que la despapelización reduce el espacio físico destinado al almacenamiento de papel. “También contribuye a la rapidez y agilidad en el acceso a la información. Al realizar la captura se pueden extraer datos clave de los documentos que luego se pueden utilizar para realizar búsquedas y encontrar de forma rápida y precisa la documentación requerida. Del mismo modo se optimizan los procesos y se agilizan flujos de trabajo. Además, al no tener que manipular documentos en papel, se minimizan en gran medida los errores”, afirma.
La división Alaris, dentro del grupo Kodak Alaris, representa aproximadamente un 32% del negocio global. Ahora bien, en términos de posicionamiento de la división en Argentina, Alaris ostenta un 71% de market share. La seguridad de la información no es menor. La documentación en formato digital se puede cifrar, encriptar, y su acceso se puede restringir. Por otro lado, resulta más seguro que el tradicional papel, que puede estar expuesto a inundaciones, incendios y roedores, entre otros. Es así que tanto el sector privado como el público obtienen importantes ventajas al digitalizar la información.
Con el uso del software Alaris Capture Pro, un proveedor de atención de la salud duplicó la capacidad de capturar historiales médicos. “La eliminación de la indexación manual y la mejora de la gestión de los registros de los pacientes permitieron reducir los costos y brindar una mejor atención”, explican desde Kodak Alaris.
También uno de los bancos más importantes de Argentina, por ejemplo, completó su proceso de digitalización en su operación local gracias a los equipos de la compañía. El objetivo era facilitar el trabajo de los ejecutivos de cuentas ?que reciben los formularios de apertura de nuevos clientes tanto en la sucursal como en la vía públicá, las oficinas de atención al cliente, y los departamentos de créditos y de cobranzas.
La organización adquirió 1.900 escáneres con el objetivo de recopilar, gestionar y distribuir información de manera sencilla y fácil, sin moverse del escritorio. Y, estratégicamente, se decidió que los equipos debían ir en las líneas de entrada de información, porque en general son los clientes los que más presentan documentos en un banco.
“Se mejoró la atención al cliente, que ahora es más rápida y personalizada. No solo se optimizaron los tiempos, sino que también se obtuvo mayor calidad y precisión en los datos suministrados. Asimismo, las herramientas que ofrecimos permitieron incorporar la información procesada dentro del sistema bancario, lo cual ayudó a minimizar el tiempo de respuesta a los clientes. Por otro lado, la optimización del espacio en las oficinas se logró por la incorporación de modelos más pequeños y compactos”, señalan, y agregan que los buenos resultados de la implementación empujaron a la entidad a expandir el proceso a gran parte de la región.
En el caso del Ministerio de Seguridad de la Provincia de Buenos Aires, que recibe mucha documentación (archivos, f ormularios, expedientes, etc.), en el departamento central ubicado en La Plata, la mayor parte está centralizada y proviene de informes policiales. Estos se envían físicamente al departamento central, un proceso lento y artesanal frente al cual los ciudadanos se quejan.
“Se instalaron 1.700 escáneres. La mayoría, en el departamento principal del Ministerio, y el resto de las unidades se distribuyeron en cada estación de policía de toda la provincia. Así se aclararon y agilizaron procesos y la cantidad de documentos físicos. Esto tendrá un impacto directo en los ciudadanos, permitiéndoles recibir una respuesta más rápida con un mayor nivel de transparencia”, explican desde el organismo que desembolsó US$ 550.000 para esta tecnologización.
Sin embargo, la inversión que debe realizar una empresa para implementar un proceso básico es variable, ya que deben contemplarse aspectos como volumen de documentos a digitalizar, recursos destinados a dicha misión, tiempo disponible para llevar a cabo el proceso y la criticidad de contar con la información en tiempo real. Con esta información definida, cualquiera sea la empresa, su tamaño y sus recursos, se puede iniciar un proceso de gestión documental.
“Por ejemplo, si hablamos de un estudio de abogados pequeño que quiere comenzar a digitalizar prof esionalmente su archivo, con un mínimo de 2 o 3 equipos se podría iniciar el proceso. Estos dispositivos digitalizan 20 páginas por minuto y se pueden adquirir a valores accesibles”, dicen desde la compañía.
La distribución de los negocios de Kodak Alaris a nivel local se dan en un 65% con el Estado, 30% en proyectos con privados y 5% en segmentos verticales como los estudios de abogados, escribanos, consultorios médicos, etc. En definitiva, todas las organizaciones actuales requieren de un método más efectivo para enfrentar las pilas de datos en papel que se crean todos los días si quieren que sus procesos estén alineados con la transformación digital. “Existe lo que llamamos un caos de datos, y disponemos de soluciones que ayudan a eliminar la complejidad en la captura de información. La digitalización entra en la cadena de valor total de las organizaciones de hoy”, concluye Abrancato.
Por Clarisa Herrero