Cuando la pandemia de Covid-19 golpeó por primera vez en marzo de 2020, la mayoría de nosotros pensó que los eventos y reuniones en vivo quedarían en suspenso durante unas semanas. Seguramente en otoño volveríamos a reunirnos en persona. Resulta que nos equivocamos, tanto personal como profesionalmente. La suspensión temporal de los eventos en persona se ha convertido en una parada total, lo que ha obligado a las empresas a averiguar cómo reunir a los equipos, impulsar los ingresos y cortejar a los clientes sin reuniones en persona.

El otoño pasado, las cosas parecían estar en alza. Después de más de un año de eventos virtuales, los eventos presenciales empezaron a regresar. Luego, llegó la ola de Omicron y, de golpe, otra ronda de cierres. ¿Qué significa todo esto para el futuro de los eventos corporativos? La respuesta: Eventos híbridos, que incluyen un componente presencial y otro online.

Melissa Park es la fundadora y consejera delegada de Melissa Park Events, una galardonada empresa de eventos globales especializada en la creación de experiencias virtuales y en directo de gran impacto. También es la creadora del Método Mel-Factor, escritora de numerosas publicaciones y una solicitada conferenciante y panelista. Recientemente, Park ha sido nombrada dos años consecutivos en la lista BizBash 500 Most Influential Event Pros, 40 Under 40 por Connect Corporate, Rising Star in Events por Smart Meetings y una de las 25 Young Event Pros to Watch de Special Events.

Con la introducción de nuevas variantes de COVID-19 y las continuas restricciones de viaje a nivel mundial en el futuro inmediato, Park anima a todos los clientes a planificar y promover ofertas híbridas a partir de ahora, desde el principio. "Es un poco más de trabajo, sin duda, pero proporciona la certeza de que su evento se llevará a cabo de alguna manera o forma", dice Park.

Aunque el modelo virtual tiene sus ventajas, como la rentabilidad y la facilidad de acceso a los participantes clave en el momento oportuno, la fatiga de Zoom se ha convertido en una realidad innegable de la vida moderna. La gente sigue añorando la conexión humana que se produce al reunirse cara a cara. Por eso Park no cree que los eventos virtuales vayan a sustituir por completo a los eventos en persona. Al mismo tiempo, puede utilizar las plataformas digitales para ampliar su alcance y acceder a quienes de otro modo no podrían asistir con el objetivo de convertirlos en eventos presenciales o virtuales recurrentes en el futuro. Lo híbrido es la solución perfecta, con o sin pandemia.

Park ofrece estos consejos para que las empresas tengan éxito con los eventos híbridos:

- Recuerden: Un evento híbrido necesita más producción que la simple transmisión en directo del contenido presencial. Aunque compartirá contenido entre los dos medios, para que sea realmente eficaz, el elemento virtual de un evento híbrido debe diseñarse como una experiencia independiente y su presupuesto debe reflejarlo.

Asegúrense de que usted y su equipo tengan clara la misión y los objetivos del evento para cada tipo de experiencia: presencial y virtual. Sí, su componente virtual necesita su propia misión y objetivos, ya que es una experiencia totalmente diferente la que recibirán los asistentes. Las dos vertientes de su evento no pueden ser juzgadas de la misma manera. A menudo nos gusta saltarnos las tareas aburridas y pasar directamente a las cosas divertidas como la decoración, el entretenimiento, la señalización, la comida y la bebida. Pero cuanto más claro tengan su misión y sus objetivos, más racionalizado será todo su evento y su marketing.

-Creen desde la perspectiva de sus asistentes. Una vez que haya definido lo que quieren conseguir, es el momento de meterse en la mente de su público objetivo para poder crear desde su perspectiva. ¿Cuáles son sus problemas? ¿Cómo puede tu evento resolverlos? ¿Qué hace falta para que el material de marketing de tu evento se abra paso en el mar de ruido digital? ¿Qué se necesita para que compren una entrada o se registren para asistir?

-Diseñen su programa propuesto antes de seleccionar su plataforma virtual. No todas las plataformas virtuales son iguales. A primera vista, es fácil asumir que todas ofrecen las mismas características y capacidades básicas. Sin embargo, cuando se profundiza un poco más, se puede descubrir que hay límites de asistentes, restricciones de sesiones simultáneas, gamificación limitada y oportunidades mínimas de participación, networking y branding. Con su propuesta de programa en la mano, podrá encontrar una plataforma que ofrezca una gran experiencia y logre su misión y objetivos.

-¡Mantengan la calma! Las distracciones están en todas partes. Mediante el uso de la tecnología de livestreaming, la entrega de las versiones presencial y virtual de un evento puede ocurrir simultáneamente. Sin embargo, no podrán mantener la atención de los espectadores virtuales ni de lejos. Por eso deben crear un programa virtual modificado más corto, de menos de dos horas en total. Retransmita en directo el discurso de apertura y las sesiones de trabajo con ponentes destacados y, a continuación, proporcione a los asistentes virtuales acceso a una biblioteca de presentaciones que puedan ver a su conveniencia.

-No fuercen el compromiso por el compromiso. Tiene que tener sentido. Lo hemos visto en los eventos presenciales. Ofrecer conferencias magistrales, sesiones de grupo, sesiones de trabajo, reuniones 1:1, actividades de bienestar, oportunidades de networking, cenas VIP, cenas de socios/clientes, fiestas, cumbres paralelas y una sala de exposiciones puede no ser estratégico. Lo mismo ocurre con la participación en eventos virtuales. Si le pide a un asistente que haga un millón de pequeñas cosas, lo confundirá y lo perderá. Averigüen qué ofertas le van a ayudar realmente a alcanzar sus objetivos y elimine todo lo demás.

Park dice que era "la ayudante" en todas las fiestas del barrio cuando era niña, e incluso pasaba horas ayudando a su madre con la dotación de personal para su trabajo en la empresa. Llevaba listas de tareas desde los seis años y estudió marketing en la universidad. Pero fue cuando descubrió la planificación de eventos cuando supo que había encontrado el propósito de su vida.

"En los últimos 20 años me he propuesto buscar y rodearme de los mejores profesionales dentro y fuera del sector de los eventos", afirma Park. "He hecho movimientos estratégicos intencionales, incluyendo una reubicación física a los Estados Unidos en 2014, que me han permitido construir un próspero negocio global basado únicamente en referencias y recomendaciones":

Melissa Park Events tenía 30 eventos presenciales de clientes confirmados en el calendario de 2020 cuando se produjo la pandemia. En un abrir y cerrar de ojos, el mundo se paralizó y los 30 eventos se cancelaron, anulando el 100% de los ingresos de la empresa. Una vez pasado el susto inicial, Park hizo balance. En lugar de subirse directamente al carro de los eventos virtuales, creó su primer curso digital, El Método Mel-Factor, "para cambiar la forma en que los profesionales planifican los eventos". Este curso ha tenido un enorme éxito y ha llevado a Park a desarrollar otras ofertas en línea.

Si eres alguien que está luchando por encontrar tu propósito o buscas un cambio de carrera, Park recomienda hacerse estas tres preguntas: 

1. ¿Qué enciende tu corazón? 

2. ¿Qué se te da bien hacer? 

3. ¿Cómo puedes servir mejor al mundo, a tu cliente ideal o a tu futuro empleador y a sus clientes?

"Si puedes encontrar una carrera que esté dentro de la sección transversal de cada uno de estos aspectos, ¡ve a por todas! ¿Qué es lo peor que puede pasar? Si no funciona, te garantizo que hay algo aún más increíble esperándote a la vuelta de la esquina", dice Park.

*Nota publicada en Forbes US.