¿Alguna vez sentiste que sos menos productivo cuando tenés más tiempo disponible? Puede ser un desafío mantenerte concentrado y planificar tu trabajo de manera efectiva cuando estás ocupado, pero no planificar nada y tratar de realizar múltiples tareas generalmente conduce a malos resultados. Entonces, ¿cómo podés lograr un equilibrio y aumentar tu productividad? Una solución es utilizar la Ley de Parkinson, que implica establecer límites de tiempo para tus tareas.

Formulada originalmente por el historiador y autor británico Cyril Northcote Parkinson, esta ley sugiere que "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización". Al comprender y aplicar estratégicamente la Ley de Parkinson, podés mejorar tu concentración y eficiencia en el trabajo, lo que en última instancia conducirá a un mayor éxito en tu carrera.

Entendiendo la Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson establece que tendemos a utilizar todo el tiempo disponible para completar una tarea, incluso si pudiera realizarse más rápidamente. Esto significa que podríamos dejar el trabajo importante para el último minuto, provocando un estrés innecesario. Del mismo modo, si tenemos una reunión programada para una hora, solemos utilizar la hora completa, aunque podamos terminar antes. Básicamente, ampliamos el alcance del trabajo para ocupar el tiempo disponible, especialmente si somos perfeccionistas y seguimos encontrando nuevos detalles en los que trabajar. Esto puede provocar que dediquemos a una tarea mucho más tiempo del necesario.

Para evitar esto, deberíamos establecer plazos realistas basados en cuánto tiempo debería llevar una tarea, en lugar de asignar un plazo arbitrariamente. Al hacer esto, nuestro cerebro percibe la presión del tiempo, lo que nos ayuda a mantenernos concentrados y realizar el trabajo de manera más eficiente. Por lo tanto, es importante considerar el costo-beneficio de dedicar una cierta cantidad de tiempo a una tarea y luego determinar la fecha de entrega en consecuencia.

Cómo utilizar la Ley de Parkinson a tu favor

1. Establecé plazos ajustados

Para combatir la tendencia natural a procrastinar, establecé plazos más cortos y realistas. Al hacer esto, descubrirás que tu concentración y productividad aumentan a medida que intentás cumplir con estos plazos más ajustados.

2. Probá el timeboxing

La Ley de Parkinson se puede emplear eficazmente mediante el timeboxing. Asigná espacios de tiempo específicos para cada tarea en tu lista de tareas pendientes, asegurándote de completar el trabajo dentro del tiempo designado. Esto fomenta un sentido de urgencia y te mantiene encaminado. Utilizá aplicaciones de administración de tareas para ayudarte a crear una rutina diaria para priorizar las tareas y asignar bloques de tiempo específicos para cada actividad.

3. Priorizá tareas

No todas las tareas son iguales. Priorizá tu trabajo por importancia y plazo. Concentrate primero en las tareas de alta prioridad, aplicando la Ley de Parkinson para completarlas de manera eficiente. Este enfoque garantiza que el trabajo importante no quede para el último minuto.

4. Eliminá las distracciones

La Ley de Parkinson funciona mejor cuando podés concentrarte plenamente en tus tareas. Minimizá las distracciones en tu espacio de trabajo, desactivá las notificaciones innecesarias y creá un entorno propicio para trabajar concentrado.

5. Dividí las tareas en pasos más pequeños

Los proyectos grandes e intimidantes pueden resultar abrumadores y provocar procrastinación. Dividí tus tareas en pasos más pequeños y manejables y asigná tiempo para completar cada uno de ellos. Esto no sólo hace que el trabajo parezca menos desalentador, sino que también te mantiene al día con la Ley de Parkinson.

6. Reflexioná y refiná

Revisá periódicamente tu progreso. Evaluá si estás cumpliendo con tus asignaciones de tiempo y plazos. Ajustá tu horario según sea necesario para afinar tu estrategia de productividad. Planificar por la mañana lo que harás durante el día puede ser una rutina útil que te ayudará a gestionar mejor tu agenda según tus prioridades y disponibilidad de tiempo.

El uso de una herramienta de gestión de tareas combinada con la Ley de Parkinson puede ayudarte a tomar un mejor control de tu jornada laboral, evitar la procrastinación y establecer plazos realistas. Intentá utilizar aplicaciones que integren funciones de análisis y seguimiento del tiempo para ayudarte a identificar a dónde va tu tiempo.

Utilizar la Ley de Parkinson puede cambiar las reglas del juego para mejorar tu concentración y productividad en el trabajo y, al mismo tiempo, reducir la procrastinación. La clave es establecer plazos realistas, priorizar tareas y minimizar las distracciones para optimizar tu tiempo y completar más tareas en menos tiempo.

*Con información de Forbes US