Muchos motivos pueden generar que se termine el vínculo entre un consorcio y su administración. Ya sea por la necesidad de renovación y la búsqueda de un mejor servicio por parte de los vecinos, por cuestiones de honorarios o mejora en la productividad por parte de las administraciones, este vínculo puede finalizar. Por eso, hay que tener en cuenta una serie de aspectos para que esta transición sea lo mejor posible.
ConsorcioAbierto es un sistema de gestión de edificios y barrios. La plataforma triplicó sus operaciones durante 2021 y realizó una ronda de inversiones para expandirse en 2022. Uno de los que se sumó al proyecto fue Emanuel Ginóbili, quien ya invirtió en varias startups nacionales.
Debido a su larga experiencia en el sector, la empresa presentó una serie de claves y consideraciones legales que deben ser tenidas en cuenta a la hora de cambiar de administrador.
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1. ¿Qué debe entregar el administrador cuando se deja un consorcio?
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Según el artículo 2067 Código Civil y Comercial (CCC) inciso j en caso de renuncia o remoción dentro de los 15 días hábiles se debe entregar al consejo de propietarios los activos existentes, libros y documentos del consorcio y rendir cuentas documentadas. Esto significa que hay dos conceptos principales asociados a la situación, la rendición de cuentas y la documentación.
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2. ¿Cómo debe ser la rendición de cuentas?
Con respecto a la rendición de cuentas, la ley no dice el formato específico que debe tener. La Dra Diana Sevitz, especialista en Propiedad Horizontal, aclara que en el art. 859 del Código Civil y Comercial se explica que la rendición de cuentas debe ser hecha de modo descriptivo y fundamentado, incluyendo las referencias y explicaciones razonablemente necesarias para su comprensión; acompañando los comprobantes de los ingresos y de los egresos, excepto que sea de uso no extenderlos y concordar con los libros que lleve quien las rinda.
Por tanto, es un error considerar que las liquidaciones de expensas son suficientes y avalan la gestión administrativa. La última liquidación de expensas no es la rendición de cuentas”, señala la Dra. Sevitz. Y aclaró que la rendición final va desde la última rendición aprobada por la asamblea hasta la fecha de cierre de mandato. Esta se debe entregar a la hora de dejar un consorcio.
Cuando la administración de consorcios está digitalizada este proceso es mucho más sencillo; se simplifica la rendición de cuentas y el traspaso del consorcio. “Nuestro sistema permite descargar la rendición de cuentas en tan sólo dos clics, simplificando el traspaso de consorcios tanto para quienes dejan como para quienes toman uno nuevo”, señaló Danilo Luján, Gerente de Ventas de ConsorcioAbierto. Además, hace que el proceso sea más simple para los vecinos, ya que al tener toda la información digitalizada no corren el riesgo de perderla.
3. ¿Qué documentación debe entregar el administrador?
Lo que se debe entregar a la hora de renuncia o remoción del administrador es lo siguiente:
● Activos existentes
● Libros: actas de asambleas, administración, registro de propietarios, de sueldos (digital RG 3781/15) AFIL (token y clave para acceso digital) y órdenes.
● Documentos del consorcio.
● Y rendir cuentas documentadas.
Además, se debe entregar:
● Reglamento de Propiedad Horizontal (original si lo tenemos).
● Seguros: Seguro integral - pólizas, ART, seguro de vida obligatorio y demás pólizas.
● Documentación del personal del edificio: recibos de sueldos cobrados, firmados por el encargado.
● Planos originales del edificio.
● Información de expedientes de juicios.
● Retenciones a proveedores.
● Reglamentos internos.
● Informes técnicos obligatorios.
● Contrato con proveedores o de alquiler de espacios comunes.
● Convenios de pagos de expensas o convenios firmados en mediación.
Por último, no pueden faltar los activos existentes al momento de la desvinculación:
● Informe de cuentas bancarias y sus saldos
● Cheques a depositar
● Caja chica indicando quién la tiene
● Fondo de Reserva
● Certificados de Plazo Fijo
● Datos y llave de caja de seguridad
● Listado de morosos
● Informes sobre otros créditos (alquileres - contratos)
● Inventario de bienes de uso.
4. ¿A quién debe entregar el administrador esta documentación?
La información o documentación esencial debe entregarse al consejo de propietarios o al nuevo administrador (en caso de que esté nombrado) dentro de los 15 días hábiles. Es de recordar que, excepto que se estipule lo contrario, las cuentas deben rendirse en el domicilio del mandatario (es decir el administrador que deja el puesto) y los gastos que generan son a cargo del mandante (es decir quien recibe la información, ya sea el nuevo administrador o el consejo de propietarios).
5. ¿Qué se debe hacer si el administrador saliente no entrega dentro de los 15 días hábiles?
“En principio es necesario convocar a asamblea para informar al consorcio de la situación y solicitar instrucciones para el inicio de las acciones que por rendición de cuentas corresponden”, destacó la Dra. Sevitz. A partir de allí, se considerará si es necesario enviar una intimación para obtener la documentación requerida.
6. ¿Qué pasa cuando un administrador renuncia o es removido y no sabe quién es el administrador nuevo?
El administrador debe notificar al consorcio que se encuentra a su disposición la rendición de cuentas y la entrega de documentación en la sede de su administración. “En este contexto la tecnología es de gran ayuda”, comentó Luján. El profesional detalló que sistemas como ConsorcioAbierto guardan el historial de la administración pasada.
De esta forma, independientemente de si conocen a la nueva administración o no, los vecinos cuentan con esa información y pueden entregársela a la firma entrante en cuanto ingrese al consorcio.
7. ¿Cómo puede ayudar la tecnología en este proceso?
En principio la tecnología simplifica la rendición de cuentas final y el traspaso de documentos “Las administraciones que están digitalizadas centralizan las operaciones en un único sistema.
Esto implica que gran parte de los documentos del consorcio, como los Reglamentos Internos, ya están digitalizados y están accesibles tanto para la nueva administración como para los vecinos”, respondió Luján. Y agregó: “Además, al hacer su gestión en una plataforma como ConsorcioAbierto, la rendición de cuentas se puede realizar en dos clics y descargarse a una planilla de cálculo. Esto acelera muchísimo el proceso de traspaso de la administración y simplifica el proceso”.
Por otra parte, tener una comunicación fluida con los vecinos es vital en estas situaciones y la tecnología es una gran aliada para simplificar ese proceso. “Al poder enviar mensajes masivos al consorcio, la nueva administración puede ir compartiendo a los vecinos el estado de situación sin hacer un esfuerzo adicional. Así puede informar desde la fecha en la que se entregó la información hasta el listado con los temas pendientes para concluir el traspaso. Esto no solo aporta transparencia de gestión, sino que además colabora en la generación de lazos de confianza dentro del consorcio”, destacó Luján.
Además, la tecnología agiliza la toma de decisiones. Si bien hay cuestiones que requieren de la convocatoria de una asamblea ordinaria, en cuyo caso también se puede hacer de forma virtual o mixta, hay otras que pueden solucionarse con una votación online. “De esta forma, los vecinos pueden participar de una toma de decisión colectiva eligiendo una opción desde su celular o desde la PC y detallar su punto de vista en menos tiempo de lo que le lleva subir una storie de Instagram”, concluyó el profesional de ConsorcioAbierto.
8. ¿Qué pasa si el administrador saliente deja una deuda?
Es necesario convocar a una asamblea para decidir qué acción tomar; analizar cómo se llegó a esa deuda y consultar a un especialista. El consejo de propietarios tiene que controlar mensualmente los aspectos financieros y económicos del consorcio, según el Artículo 2064 inciso B.
9. ¿Se puede remover un administrador sin tener contratado el próximo?
Si, se puede. Si hay vacancia o acefalía, hay que convocar a asamblea para nombrar nuevo administrador, según el Artículo 2064, inciso D. Si hay consejo de propietarios, por 30 días puede asumir la administración del consorcio y llamar a una asamblea dentro de los 30 días.
