¿Cuántos proyectos puede manejar tu cerebro de manera efectiva a la vez? ¿Siete? ¿Cuatro? ¿Uno? No, cinco. Y podemos extraer tres trucos mentales esenciales de nuevas investigaciones que nos ayudarán a ser más productivos:
- Residuo de atención y cómo enfocar rápido.
- Configuración cognitiva y cómo reducir el tiempo de aceleración.
- Túnel cognitivo y cómo evitar la ceguera por estrés.
La investigación mencionada anteriormente rastreó a más de 9.000 empleados en una empresa manufacturera global durante varios años. La conclusión fue que encontraron una relación de curva de campana entre el trabajo de múltiples proyectos y la productividad.
Por lo tanto, muy pocos proyectos te impiden una productividad óptima, pero demasiados proyectos también disminuyen la productividad y pueden causar agotamiento mental.
¿Qué hacer? Quedate con cinco proyectos, pero planificá tu tiempo y plazos para completar algunos proyectos antes de acumular más. Tené claro qué proyectos podés abandonar, delegar, aplazar, etc.
Aumentá tu producción, reducí tu estrés
El trabajo multiproyecto (MPW) es la norma en el lugar de trabajo actual, al igual que los equipos matriciales y/o multifuncionales también lo son. Informes recientes muestran que el 80% de los empleados participan en trabajo de este estilo.
A menudo también tenemos dependencias y contingencias en los proyectos, así que mientras esperamos el entregable de otra persona, cambiamos de tarea a otro proyecto. Acá es donde tenemos que gestionar los residuos de atención. Esto sucede cuando “llevamos adelante” los pensamientos del proyecto anterior al siguiente.
Hackeo 1: residuo de atención
Capturá tus pensamientos/percepciones antes de cerrar temporalmente un proyecto utilizando cualquier software de toma de notas que te guste. Pensá en esto como notas mentales para que puedas volver a sumergirte fácilmente en problemas abiertos, preguntas e inquietudes sin perder el ritmo.
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Otro efecto secundario del MPW es la configuración cognitiva. Esto es cuando nos toma un tiempo aclarar nuestra mente y “pasar” al siguiente proyecto en nuestra cola, independientemente de si tenemos residuos de atención o no, como un costo de cambio.
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Hackeo 2: configuración cognitiva
Hacé que la tarea sea lo más repetible y familiar posible para reducir el costo de cambio de la configuración cognitiva. Idealmente, esto significa trabajar con los mismos miembros del equipo, para que conozcas su estilo de trabajo, tener procedimientos operativos estándar para que tus entregables sean de calidad y finalización constantes, tener un software de seguimiento/gestión de proyectos para que todos conozcan el estado de cada miembro del equipo y todos estén entregando su trabajo a tiempo.
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Ahora, lo que nos confunde a todos son, por supuesto, las prioridades. El culpable a menudo es otro truco mental: la tunelización cognitiva. Esto es cuando nuestro cerebro reduce el enfoque debido al estrés excesivo, lo que a menudo nos ciega a factores importantes y nos lleva a perder datos cruciales en la periferia.
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Hackeo 3: tunelización cognitiva
Expandir tu vista es esencial para este truco mental. Hay que aprender a alejarse y ver el panorama general de un proyecto, su propósito, sus actores clave y más, y luego acercarse para asegurarse de que se aborden todos los aspectos. Todos hemos tenido la experiencia en la que, en retrospectiva, hemos dicho "¡No puedo creer que me lo haya perdido!". Este es un ejemplo perfecto del poder de la tunelización cognitiva. No dejes que te ciegue.
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Dado que sabemos que existe un dilema cuando se trata de la carga de trabajo (o es muy poco o es demasiado), para hacerlo "bien" es importante centrarse en solo cinco proyectos, como máximo.
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*Nota publicada en Forbes US
