¿Tu empresa es una máquina oxidada? El secreto para crear equipos ágiles y de alto impacto
Daniel Colombo Facilitador y Máster Coach Ejecutivo
"Agilidad", "adaptabilidad" y "flexibilidad" son tres de los términos más utilizados diariamente en cada empresa del mundo. Son moneda corriente en un mundo complejo y cambiante.
Por eso, las organizaciones de todo tipo que se aferran a modelos jerárquicos rígidos y estructuras en verticalistas -llamadas 'silos' en metodologías ágiles- corren el riesgo de quedar obsoletas.
El cambio hacia la agilidad organizacional no es una moda pasajera, sino una transformación profunda en la manera en que las empresas operan y sobreviven en un entorno cada vez más complejo. La transición de una organización tratada como una máquina burocrática a un organismo vivo, adaptable y centrado en la acción, es fundamental para mantenerse competitivo en el siglo XXI. La pregunta es: ¿cómo lograrlo sin perder el rumbo?
En este artículo exploraremos los desafíos y las estrategias clave para liderar esta evolución de estructuras verticales, hacia un formato de sistema basado en la agilidad empresarial.
Organización mecánica: el modelo jerárquico y burocrático
Antes de avanzar, necesitamos poner en contexto los dos modelos más frecuentes en el mundo actual.
El modelo tradicional, a menudo descrito como una "máquina", definición propia de la era industrial y post-industrial, se caracteriza por una estructura jerárquica, verticalista y centralizada. Este tipo de organización está compuesto por capas de gestión que dictan la dirección desde arriba hacia abajo, mientras que los colaboradores operan en "silos", aislados por departamentos con responsabilidades rígidas. Este enfoque se caracteriza por:
- Burocracia: Reglas y procesos rígidos dominan las operaciones, lo que ralentiza la toma de decisiones.
- Jerarquía vertical: La cadena de mando es estricta, con decisiones que fluyen desde los niveles superiores hacia abajo.
- Silos: Los equipos están segregados por funciones o departamentos, lo que dificulta la colaboración y la innovación interdepartamental. Imagina a un grupo trabajando juntos, pero todos con las típicas anteojeras de caballos: no se conectan y no tienen visión de campo, tan necesaria en entornos de incertidumbre y cambios permanentes.
Quizás en el pasado este modelo fue altamente efectivo, porque se requería previsibilidad y estructuras fijas. Actualmente, su obsolescencia determina la necesidad imperiosa de moverse hacia otras formas de estructuración.
Organización ágil: el modelo orgánico
Por otro lado, el modelo ágil es una estructura dinámica, diseñada para adaptarse rápidamente a las circunstancias cambiantes. Aquí, las organizaciones son vistas como organismos vivos, donde cada célula o equipo está conectado y colabora de manera fluida con otros. Algunas de las características clave son:
- Recursos flexibles: Los equipos son autoorganizados y pueden reconfigurarse según sea necesario, dependiendo de los desafíos del momento.
- Equipos multidisciplinarios: Los silos desaparecen, las anteojeras se quitan, y los equipos se construyen alrededor de la responsabilidad completa y compartida, de principio a fin.
- Liderazgo habilitador: En lugar de controlar cada decisión, los líderes muestran el rumbo, proporcionando un marco general pero dejando la autonomía a los equipos para ejecutar.
Este modelo se basa en la capacidad de responder rápidamente a los cambios del mercado, fomentando la innovación y la eficiencia mediante la eliminación de barreras innecesarias y promoviendo la colaboración abierta, donde no siempre hay un "jefe" supervisando todo y dando órdenes; más bien hay "líderes" muy entrenados, con habilidades soft y hard desarrolladas, y que intervienen sólo cuando hace falta. Son los mismos equipos los que se auto-regulan, y se trabaja en base a resultados.
Mapa de ruta para pasar del modelo mecánico al modelo ágil: 7 pasos breves y concisos
Como un primer enfoque, cualquier organización privada o pública que desee moverse hacia la innovación y esquemas más actualizados, puede seguir este paso a paso como guía:
Paso 1: Diagnóstico y conciencia del estado actual. Antes de comenzar cualquier cambio, es esencial comprender profundamente la estructura actual de la organización. ¿Dónde están los silos? ¿Qué procesos son demasiado burocráticos? Haz un mapeo claro de las limitaciones.
Paso 2: Romper con la jerarquía rígida. Fomenta una cultura en la que las decisiones puedan tomarse más cerca del lugar donde ocurre la acción. Esto puede comenzar con la reducción de capas de gestión, eliminación de la burocracia, y promover la autonomía de los equipos.
Paso 3: Crear equipos multidisciplinarios. Este factor es clave: se necesita de la horizontalidad y colaboración permanente. Para lograrlo, construye equipos que puedan abordar un problema de principio a fin, reuniendo personas de diferentes áreas de la empresa para trabajar juntas en proyectos concretos. Se nutrirán mutuamente y verás cómo la diversidad de miradas ayudará a agilizar los procesos.
Paso 4: Adopta una mentalidad de liderazgo habilitador. Quienes lideran necesitan pasar de controlar cada aspecto del trabajo a habilitar a los equipos. Su rol es proveer dirección y eliminar obstáculos, no dictar cada paso, ni mucho menos ser micro-managers de cada tema del equipo.
Paso 5: Flexibiliza los procesos. Rediseña los procesos para que sean más ligeros y adaptables. Los equipos ágiles deben tener la libertad de modificar y ajustar su enfoque según sea necesario, sin trabas burocráticas. Se trabaja con un propósito en común que está claro y presente en todo momento, así como la fijación de los resultados medidos con indicadores precisos, y el establecimiento de metas progresivas de su cumplimiento -con la correspondiente supervisión y aportes-.
Paso 6: Descentraliza los recursos. Permite que los equipos puedan acceder y utilizar los recursos necesarios sin tener que pasar por múltiples aprobaciones o procesos innecesarios. Esto acelera la acción y la capacidad de respuesta.
Paso 7: Fomenta la iteración y el aprendizaje continuo. Las organizaciones ágiles no temen equivocarse, porque el aprendizaje continuo es parte del proceso. Implementa ciclos cortos de trabajo (como sprints) donde los equipos puedan probar, aprender y ajustar rápidamente. E itera (repite y mejora en cada secuencia) todo lo que sea necesario, hasta llegar al resultado de excelencia que se busca.
Con estos pasos, cualquier empresa puede comenzar a romper las barreras de la burocracia y avanzar hacia un modelo ágil, donde el cambio constante y la adaptación son parte de su ADN organizacional. Este camino puede parecer desafiante al principio, y lo es: por eso es que se trata de un proceso, no de una carrera de velocidad.
Daniel Colombo
Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 33 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach profesional certificado por ICF en su máximo nivel, Coach certificado, Miembro y Mentor en Maxwell Leadership, el equipo de John Maxwell.
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