Trabajo inteligente: cinco pasos para implementarlo con éxito y dejar de trabajar duro
Daniel Colombo Facilitador y Máster Coach Ejecutivo
El concepto de trabajar inteligentemente ha ganado prominencia en el mundo de la alta gerencia y el desarrollo profesional. En lugar de enfocarse únicamente en la cantidad de esfuerzo y horas invertidas, el trabajo inteligente busca optimizar la eficiencia y la efectividad.
El eje central está puesto en la calidad más que en la cantidad, busca un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, mientras que el foco está en alcanzar la excelencia, en lugar de una exigencia desmedida e inhumana.
Según un estudio de la consultora Mercer de 2022, el personal de empresas en Latinoamérica pierde, en promedio, 2,5 horas al día por distracciones y falta de concentración. ¿Por qué se produce? Señala que la principal causa es la falta de claridad en los objetivos y las prioridades, sumada a la falta de herramientas y recursos adecuados, la mala comunicación y el exceso de reuniones improductivas.
Otros informes sobre la pérdida de efectividad laboral indican que se derrocha hasta un 40% del tiempo en juntas innecesarias en América Latina. En su conjunto, esto representa miles de millones de dólares de pérdida que las empresas no saben cómo controlar.
5 claves para adoptar el trabajo inteligente
Si lo que deseas es rendir más trabajando hacia la excelencia y de forma inteligente para alcanzar los resultados, estas cinco claves serán de utilidad:
1. Definir objetivos claros y medibles
Trabajar inteligente implica tener una visión clara de lo que se quiere lograr. Puedes aplicar el método SMART para cada tarea o proyecto relevante. Implica definir objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado para su cumplimiento.
Al hacerlo de esta forma, establecerás objetivos claros y tangibles que te ayudarán a enfocar los esfuerzos y recursos en lo que realmente importa, evitando el trabajo innecesario.
Primeros pasos: Realiza una lluvia de ideas para determinar qué quieres lograr. Luego, divide estos objetivos macro en tareas más pequeñas y manejables, estableciendo plazos específicos para cada una.
2. Priorizar Tareas basándose en importancia y urgencia
Aquí puedes aplicar la matriz de Eisenhower, una herramienta útil para clasificar tareas en urgente/no urgente e importante/no importante.
Te servirá para concentrarte en las acciones que generan mayor impacto, en lugar de simplemente las más urgentes o fáciles. Siguiendo con modelos, puedes adoptar el esquema 80/20, que dice que el 80% de los resultados proviene del 20% de tu esfuerzo. Por lo tanto, maximizando la priorización del 20%, lograrás más inteligentemente el 80% de lo que quieras alcanzar.
3. Automatización y delegación efectiva
Un tema crítico es cómo manejar las tareas rutinarias y repetitivas. En un estudio de la empresa Deloitte, se encontró que el 65% de los gerentes afirma que tiene dificultades para delegar. Las razones más comunes por las que las personas tienen dificultades para delegar incluyen todo tipo de miedos: a que el trabajo no se haga bien, a perder el control, y a ser castigado si no se obtiene un buen resultado, entre otros.
En este caso, sugiero que te amigues con las herramientas tecnológicas que te permitan automatizarlas o ayudarte a concretarlas más rápido (por ejemplo, con Inteligencia Artificial para esbozar un texto que luego revisarás, si no tienes facilidad para expresar tus ideas), y también delegar tareas que pueden ser realizadas eficazmente por otros.
Cuando trabajas sobre estos dos ejes (automatizar y delegar) sentirás de inmediato que se libera tiempo valioso que puede ser utilizado en tareas que requieren tu experiencia y habilidades únicas. Para comenzar, hazlo paso a paso, sé sumamente claro y específico al delegar, e identifica las tareas que consumen más tiempo y evalúa si pueden ser automatizadas o delegadas. Y, fundamentalmente, aprende a confiar y aprovecha las tecnologías disponibles.
4. Adoptar métodos ágiles y flexibles
Seguramente has escuchado sobre las metodologías ágiles; en términos sencillos se refieren a la adaptación continua y la iteración rápida en el trabajo.
La iteración es un ciclo de planificación, ejecución y revisión. Este ciclo se repite varias veces a lo largo del desarrollo de un producto o servicio, lo que permite entregar valor de forma incremental y adaptarse sobre la marcha a los cambios en los requisitos, sin necesidad de llegar al final y darse cuenta de los temas a corregir.
Cuando trabajas con agilidad se responde mucho más rápidamente a los cambios y se aprovechan las oportunidades en forma eficiente, incluso para registrar las lecciones aprendidas.
Una forma de comenzar es implementar ciclos cortos de trabajo en proyectos extensos, contemplando revisiones y ajustes constantes.
5. Fomentar el descanso y el cuidado de la salud mental
Nada del trabajo inteligente tendrá sentido si no se empieza por reconocer la necesidad del balance personal y profesional, y la importancia del descanso y el bienestar mental como parte integral del rendimiento laboral.
Cualquier metodología que apliques requiere tener en cuenta los ciclos productivos de las personas. Cuando fomentas el equilibrio, se previene el agotamiento y se mantiene un alto nivel de energía y creatividad.
Una buena forma de comenzar es establecer límites claros entre el trabajo y la vida personal, incluyendo que no se pidan tareas, envíen mails o mensajes fuera de los horarios establecidos; y que se consulte a cada persona si se puede invadir su espacio personal en algún caso extraordinario.
Asimismo, muchas empresas han incorporado espacios de conversación facilitada entre sus equipos para afianzar vínculos más allá de las tareas; y crece la tendencia a la meditación, el mindfulness y el yoga como parte de su entrenamiento diario dentro de la jornada laboral: tan sólo 10 a 15 minutos diarios ayudan a mantener un mejor clima laboral y a contribuir con la salud de las personas.
Peter Drucker, experto en management, dijo que "El trabajo inteligente es aquel que se hace con eficacia y eficiencia, obteniendo los mejores resultados con el menor esfuerzo”. Por lo tanto, no se trata de hacer menos, sino de hacer más con menos. Adoptar estos cinco pasos puede transformar no solo cómo trabajas, sino también la calidad y el impacto de tu trabajo.
Daniel Colombo
Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 32 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach profesional certificado por ICF en su máximo nivel, Coach certificado, Miembro y Mentor en Maxwell Leadership, el equipo de John Maxwell.
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