Aunque tu objetivo sea transmitir confianza cuando comuniqués tus ideas, ya sea por correo electrónico, entornos virtuales o en persona; una actitud arrogante, como la de un vendedor de autos usados, no es probablemente la mejor estrategia. Para parecer seguro y eficiente evitá estos errores de comunicación:
Órdenes y peticiones suaves
No es lo mismo decir: "¿Podrías firmar y devolver este formulario?" "¿Considerarías asistir a esta reunión para ofrecer tu opinión?" o "Estos informes tienen que entregármelos semanalmente".
Consejo: La gente utiliza frases "suaves" pensando que suenan menos agresivas. En cambio, pueden sonar débiles, poco autoritarias, no urgentes. Siempre podés sumar frases de cortesía sin dejar de exponer tu pedido u orden de forma directa y segura.
Por ejemplo:
-- "Por favor, firmá y devolvé este formulario cuando puedas".
-- "Si podés asistir a la reunión, agareceré tu aporte".
-- "Por favor, presentame estos informes semanalmente".
Por supuesto, a veces, puede sonar tentativo y no demandante. Intentá sonar educado, pero seguro de vos mismo y eficiente.
Tiempos tentativos
Ejemplos: "lo antes posible", “cuando te venga bien”, "en los próximos días"… Si no tenés en mente un plazo concreto, dejás que la otra persona decida cuándo responder. Y muchas veces eso sale mal.
Ese pensamiento erróneo da lugar a tener que enviar correos electrónicos "recordatorios" porque el primer pedido fue poco claro. En realidad, es bastante descortés e irritante recibir un correo electrónico de seguimiento diciéndote que tenés que terminar algo para el día siguiente.
Consejo: si tenés en mente un plazo concreto, decilo. Siempre podés dar a tu compañero o colaborador una alternativa. Ejemplo: “Necesitamos que nos devuelvas estos formularios a más tardar el 2 de junio. Si no pueden cumplir ese plazo, avisen cuándo podemos esperar su información”.
Las palabras correctas
Ejemplos: “Este programa informático probablemente resolverá la situación”; "cuando recibamos todas las propuestas, podremos evaluarlas tranquilamente sobre una base realmente comparativa". Fijate en las palabras en cursiva.
Consejo: eliminá los adjetivos y adverbios. Limitate a los sustantivos y los verbos para que lleven el peso de tu mensaje. Aunque las palabras ambiguas te dan margen para interpretar a tu antojo, suenan tímidas y carecen de impacto.
Adjetivos impresionantes
Ejemplos: "Keith hizo una presentación asombrosa". (¿En serio? ¿La presentación le valió un contrato? ¿Un ascenso o aumento?) Agente: "¿Tiene su carné de conducir?". (Mostrás tu carné como identificación.) El agente responde: "Impresionante. Gracias". (¿En serio? ¿Mostrar tu carné de identidad es algo asombroso? ¿Qué diría si te viera hacer un salto de 12 metros desde un acantilado?).
Consejo: utilizá descripciones apropiados. Recurrir a clichés como "absolutamente", "asombroso" e "increíble" te hace parecer un comunicador descuidado y perezoso en lugar de un profesional elocuente.
Comunciación no verbal
Las mujeres, y con más frecuencia los hombres, tienden a asentir cuando alguien les habla. Con ese asentimiento, están comunicando "Te escucho. Entiendo lo que decís". El asentimiento puede o no significar acuerdo. Pero los demás interpretan con frecuencia que ese asentimiento significa: "Estoy de acuerdo". Un error total.
Otros errores de movimientos: inclinar la cabeza hacia un lado (con frecuencia comunica timidez y/o necesidad de aprobación). Inclinar la barbilla hacia abajo y hacia un lado mientras mira hacia arriba (con frecuencia comunica la necesidad de aprobación.
Consejo: a menos que pretendas comunicar aprobación, mentené la cabeza quieta y la barbilla nivelada mientras escuchás a los demás.
Dudas e insinuaciones
Ejemplos: "Sólo quería preguntarte si .... "Me preguntaba...." "Sólo estamos haciendo un seguimiento para confirmar que..."
Consejo: Abandoná las entradas tentativas en correos electrónicos y conversaciones. Tenés derecho a hacer una pregunta, solicitar una opinión, ofrecer una sugerencia o lo que sea. Así que andá directamente al grano con: "Estamos haciendo un seguimiento para confirmar que...". O: "Tengo una pregunta sobre la próxima cumbre: ¿Tiene previsto ...."
Saludos
Ejemplos: "Espero que te encuentres bien", utilizado como apertura. "Si tenés más preguntas, no dudes en ponerte en contacto conmigo", utilizado como cierre. "Te agradecemos", utilizado como cierre.
Consejo: las palabras de cortesía en un correo electrónico o en una conversación construyen una relación sólida. Sólo tenés que asegurarte de que suenen sinceras y originales para el mensaje y la persona. Si el estreno o el cierre parecen extremadamente formales, sonará forzado. Pensalo de nuevo.
Cualquiera de las siguientes puede funcionar como una línea de cierre original: "Si necesitás más detalles sobre el tema, podés comunicarte a…". O "Espero que pasés unas buenas vacaciones". O "Si tenés preguntas sobre…, dirigite a …". Elegí tus palabras en función de la imagen y el impacto que pretendés causar. La confianza y la competencia como comunicador dan grandes beneficios, tanto a nivel personal como para tu organización.