Cuando comenzó la pandemia, muchas empresas enfrentaron el desafío de organizar el trabajo de equipos remotos, pero incluso los escépticos descubrieron que las personas podían ser productivas sin supervisión directa.

Numerosos estudios confirman este hecho. Por ejemplo, en un estudio de dos años de más de 800.000 empleados, las personas reportaron niveles de productividad estables o incluso mayores. Y según el Future Forum Pulse de otoño de 2022, los empleados con flexibilidad total en el horario reportan un 29% más de productividad y un 53% más de capacidad de concentración. Pero ¿qué pasa con las numerosas e interminables reuniones que disminuyen los beneficios del trabajo remoto?

En los últimos años, mi empresa se convirtió en una experta en comunicaciones en línea, primero debido a la pandemia y luego por la invasión rusa de Ucrania. Hoy, nuestro equipo está completamente distribuido, con empleados que trabajan desde diferentes ciudades e incluso países. Aún así, hemos sido muy productivos, lanzando nuevos productos y explorando mercados extranjeros.

Debido a este éxito, quiero compartir mis conocimientos sobre la organización de reuniones en un entorno remoto para ayudar a otros empresarios a comprender qué funciona y qué no.

Encontrarse o no encontrarse

Resulta que la confianza no siempre es fácil para los gerentes. En un estudio de Microsoft de 2022, el 87% de los empleados informaron que eran productivos en el trabajo, pero solo el 12% de los líderes dijeron que tenían plena confianza en que sus equipos eran productivos. Como no confiamos, tratamos de controlar; de ahí el deseo del gerente de organizar demasiadas reuniones.

Cada reunión innecesaria equivale a tiempo perdido y dinero de la empresa perdido. Multiplicá el número de empleados por la duración de la reunión y obtendrás el "costo" de esta reunión. Una hora extra de reunión se convierte en 10, 15 o 20 horas de productividad perdida.

Por este hecho, y porque las reuniones a veces se desvían, me di cuenta de que necesitábamos cambiar nuestro enfoque. Una vez, después de una reunión de horas que nunca llegó a una solución, empezamos a hacernos preguntas como:

¿Cuál es el objetivo de esta reunión? ¿Qué resultado queremos? Debés ser claro e involucrar el aporte de otras personas. De lo contrario, la comunicación unilateral es suficiente.

¿Se puede reemplazar esta reunión por mensajes (por ejemplo, en Slack o Teams)? Tené cuidado con los mensajes de texto prolongados: también pueden robar tiempo. Si ves que el intercambio de mensajes en un canal de grupo lleva más de 15 minutos, probablemente sea mejor programar una llamada rápida.

¿Se puede reemplazar esta reunión por una comunicación unilateral? Por ejemplo, un mensaje largo y estructurado de un gerente que cubra los puntos esenciales. Además, podés usar herramientas de transmisión de pantalla como Loom para grabar video y pantalla simultáneamente. Si el objetivo de la reunión es presentar algo a los empleados, tiene sentido grabar un video de este tipo y luego programar una llamada de seguimiento para preguntas y respuestas.

¿Quién debe estar presente en esta reunión? ¿Quién es necesario para alcanzar los objetivos de la reunión y quién no? Durante el último año, tuvimos que ser creativos. Cuando parte del equipo en Ucrania sufrió apagones, los empleados no pudieron asistir a las reuniones. Los grabamos, escribimos notas y mantuvimos casi toda la comunicación escrita y asíncrona. Con suerte, no necesitarás seguir nuestro ejemplo, pero es una prueba de que menos reuniones no significan menos productividad. A pesar de estos desafíos, lanzamos varios productos durante el último año, incluso en India, un nuevo mercado para nosotros.

Reuniones culpables: errores comunes

Mejorar la productividad de tus reuniones es un camino sin fin: podés conducirlo, pero nunca termina. Siempre podés hacerlo mejor: desperdiciá menos horas y empleá el tiempo de manera más eficiente. Ayudá a detectar errores y corregirlos. Desde mi experiencia, cada equipo debe tener cuidado con estos errores comunes:

Demasiadas reuniones. Es difícil saber cuánto tiempo pasan las personas en reuniones hoy en día, pero un estudio de 2007 descubrió que los gerentes pasaban más de 23 horas por semana en reuniones, frente a menos de 10 horas en la década de 1960.

No hay suficientes reuniones. Otro extremo es no reunirse en absoluto. Todavía somos humanos y anhelamos la conexión con los demás y con un grupo, especialmente si este grupo (es decir, una empresa) tiene una visión convincente. Mantener un sentido de unidad es uno de los propósitos más cruciales de las reuniones.

Nadie está a cargo. Como cualquier otro proceso, una reunión debe tener un "propietario del proceso" que llevará un registro del tiempo, la agenda, etc. De lo contrario, es probable que se repita el error del que hablé al principio.

Sin estructura. La estructura es imprescindible para cada reunión, sin importar cuán pocos empleados y cuán corta sea la agenda.

Lo que se debe hacer en una reunión productiva

Con base en esos desafíos comunes, estas son algunas de las cosas más importantes que debés tener en cuenta para optimizar tus reuniones:

Tener una estructura clara. Configurá una lista de estructuras de reunión típicas para tu empresa y utilizalas cuando sea necesario. Por ejemplo, la reunión de todo el equipo para discutir las actualizaciones más críticas o reuniones de proyecto semanales para equipos separados.

Establecé una agenda clara. Antes de cada reunión, escribo un plan y luego lo sigo. Si, durante la planificación, veo que hay varios temas que cubrir, organizo reuniones separadas para cada uno de ellos.

Mantené la duración de la reunión bajo control. Evitá las reuniones largas porque la gente se cansará y dejará de prestar atención. Aunque hacer una reunión más dinámica puede ayudar. Por ejemplo, en lugar de que una persona hable todo el tiempo, dejá que las partes de presentación y las partes de preguntas y respuestas se turnen.

Establecé plazos. Por ejemplo, 10 minutos por orador, cinco minutos para preguntas a un orador y 15 minutos para preguntas y respuestas. Hacé que alguien sea responsable del seguimiento del tiempo.

Probá con un facilitador. Pedí las opiniones de las personas o que compartan sus experiencias. Puede ayudar a tu equipo a aprovechar al máximo la reunión.

Con todas estas mejores prácticas, he tenido éxito experimentando y te sugiero que hagas lo mismo. Probá nuevas herramientas, nuevas estructuras de reuniones y nuevas reglas. Encontrá lo que funciona para tu empresa: cada negocio y cada equipo es único.

*Nota publicada en Forbes US