En medio de una turbulencia sin precedentes en el mercado laboral, la retención del talento no sólo es clave sino que comienza en el mismo momento que una persona entra a una organización. En este sentido, el propósito del onboarding debe ser preparar a los nuevos empleados de la manera más ágil y eficiente posible para sus roles, lo que no ocurre si no tiene lugar un diseño estratégico de todo el proceso.
Según el informe "Creación de un onboarding excepcional para nuevos empleados" de Gallup, incluso antes del cambio virtual, más de un tercio de las empresas carecían de un proceso de incorporación estructurado, remoto o de otro tipo. Además, solo el 12% de los empleados siente que su empresa hace un buen trabajo al incorporar nuevos miembros del equipo, lo que deja un alarmante porcentaje de experiencias mediocres de onboarding y a la vez, una gran oportunidad de mejora del proceso para llegar a mejores resultados.
Un onboarding descuidado en principio generará una sensación de falta de pertenencia que puede derivar fácilmente en la pérdida del colaborador. “También puede traer errores en la performance que se desarrolle por la falta de conocimiento sobre cómo hacer las cosas o por no conocer adecuadamente el organigrama”, resalta Rocío Mondino, People Manager de Softtek Argentina.
“Una bienvenida deficiente implica la salida en el corto plazo del colaborador. Un onboarding deficiente deja al descubierto, de manera inmediata, el bajo compromiso que la empresa asume con las personas que ingresan”, comenta el ingeniero Luis Garay, Gerente Comercial de Nucleus.
Para Yanina Carbó, Talent Senior Consultant de Readiness, cuando un empleado no se siente cuidado o valorado a su ingreso, puede sacar conclusiones apresuradas y pensar que la compañía que eligió no es la correcta ni la que respeta sus valores de trabajo “Un proceso no cuidado afecta directamente la marca empleadora de la organización ya que el empleado que ha tenido una mala experiencia no nos recomendará como un buen lugar para trabajar”.
El onboarding se volvió más desafiante con el aumento del trabajo remoto e híbrido. Un informe de Workable en 2020 señaló que los responsables de Recursos Humanos consideraron que la incorporación o capacitación remota fue el mayor problema durante la cuarentena. Además, el 94 % admitió que las personas que habían contratado durante la pandemia sólo habían interactuado virtualmente dentro de la empresa y como era de esperar, 30% de ellos sostuvo que los empleados tenían dificultades para conectarse con sus colegas según una encuesta de 2021 de Principles.
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Las claves del éxito
Teniendo en cuenta que un onboarding deficiente puede dejar a los nuevos talentos con menos confianza en sus nuevos roles, peores niveles de compromiso y un mayor posibilidad de rotación, la opción es invertir tiempo y dedicación en la mejora de esta parte vital de la experiencia del talento, mucho más si se trata de contrataciones remotas.
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En este sentido, parte de un onboarding eficiente en la actualidad implica digitalización. “Es imprescindible incorporar tecnología. Con la plataforma adecuada, se puede asegurar el alcance definido en todo proceso de ingreso, tanto desde el punto de vista del colaborador como también desde la administración de RRHH”, señala Garay.
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Carbó indica que los procesos de onboarding digitales tienen como desafío “humanizar las comunicaciones que se generen con el nuevo ingreso” y sugiere, entre otros, gamificar el proceso de presentación con el equipo de trabajo y con los clientes internos, utilización de herramientas electrónicas para cada una de las etapas del proceso (firma digital, plataformas de e-learning, chatbots, aplicaciones virtuales, entre otros). Asimismo, añadir al nuevo empleado a los canales de comunicación digital para que esté al día de todas las novedades. “Es importante implementar herramientas de control que no permitan que ninguna etapa sea olvidada”, subraya.
No hay que perder de vista que en la medida que se pueda es necesario estimular el contacto presencial, los recién llegados necesitan oportunidades para formar relaciones en el lugar de trabajo con sus gerentes y compañeros.
Para Mondino, es importante que el colaborador “conozca la tarea que desempeñará y los objetivos que tendrá asignados, así como al líder de su equipo y a sus compañeros. Para la empresa es importante darse el tiempo y espacio de conocer a la persona por fuera de su CV: entender qué le gusta hacer, cuáles son sus objetivos, qué desafíos tiene por delante y si tiene algún anhelo de desarrollo y capacitación. Guiar al colaborador en los procesos, beneficios y sistemas que se utilizan en el día a día, acercarlo a la cultura organizacional”, ejemplifica.
Un dato interesante que destaca Carbó es asegurarle al ingresante una experiencia de pre-ingreso que le permita conocer más a la compañía. “Es importante no esperar al primer día de trabajo, disminuyendo así su nivel de ansiedad y no dejando espacios a conclusiones y primeras impresiones erróneas. El pre-ingreso no es sólo el Welcome Kit, es acompañar al nuevo empleado en todas sus dudas y necesidades”.
Vale destacar que un programa de incorporación en promedio dura 90 días, pero por lo general, los nuevos empleados tardan hasta 12 meses en alcanzar su máximo potencial de rendimiento.
Por otro lado, las empresas que implementen un programa formal de incorporación podrían ver un 50% más de retención entre los recién llegados y un 62% más de productividad. Además, el informe de Gallup señala que los empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva tienen casi el triple de probabilidades de sentirse preparados y apoyados en su función, lo que aumenta su confianza y mejora su capacidad para desempeñar bien su función.
“Considero que las mejores prácticas para sumar colaboradores remotos son: un kit de bienvenida personalizado, onboarding remoto: institucional y de equipo, reunión de presentación con su equipo, generación de portales de onboarding donde se nuclee la información general del área, asignación de objetivos del colaborador, entrevista periódica de seguimiento (mensual/ bimestral/ trimestral y espacios de integración líder/equipo”, apunta Mondino.
De hecho, los empleados tienen muchísima más chance de calificar positivamente la experiencia si sus jefes o gerentes están involucrados en el proceso, lo que implica que también es necesario que ellos -y no sólo los encargados de RRHH- tengan una participación activa en el onboarding.
Más que nunca, es responsabilidad de las organizaciones de todos los tamaños y bajo todas las modalidades asegurarse de que la experiencia de cada nuevo empleado sea positiva. Un diseño efectivo del proceso, una consideración de las sensaciones y necesidades de las personas y un involucramiento de las partes interesadas son sin dudas las bases para lograr el éxito.
El otro ingrediente, sin dudas, es la incorporación de tecnología. “El dicho 'la primera impresión es lo que cuenta' aplica al 100% en este escenario de ingreso y trabajo remoto. La digitalización de los procesos de ingresos es una parte esencial de cara a los nuevos colaboradores y en todos los casos, deben estar en manos de expertos que entiendan el el punta a punta de todo el proceso”, concluye Garay.
