Muchos CEOs famosos como Mark Cuban, Jeff Bezos y Elon Musk coinciden: las reuniones no sirven. Son enormes drenajes de tiempo y energía que alejan a la gente del trabajo que realmente importa.

Sin embargo, por mucho que los CEOs más importantes del mundo las odien, en realidad no hay forma de deshacerse de ellas por completo. Esto se debe a que no es posible mantener una organización en funcionamiento sin sentarse a hablar, especialmente a medida que aumentan las operaciones.

La verdad es que Cuban, Bezos y Musk no evitan las reuniones por completo. Simplemente organizan las que son realmente necesarias y evitan las que no son más que trabajo administrativo. Acá cuatro maneras de sacar lo mejor de las reuniones que sí son indispensables y, con suerte, tener menos.

Reemplazalas con un mail 

Ya sea sentados juntos en torno a una mesa de conferencias o a distancia a través de Zoom, las reuniones son excelentes si los participantes se involucran activamente e intercambian ideas. Lo que distingue a una gran reunión es que todos los implicados se lleven algo realmente útil.

Por desgracia, muchos directivos participan con frecuencia de reuniones en las que sólo ellos hablan. Estas reuniones pueden ser una pérdida de tiempo porque los participantes no sienten que su presencia sume ningún valor y no se debate nada nuevo.

Así que, antes de convocar a otra reunión, intentá evaluar si se puede escribir un mail en su lugar. Un signo revelador de una reunión que habría sido igual de eficaz que un correo electrónico es si el único tema del día consiste en anunciar actualizaciones como cambios en la política, próximos eventos o incluso actualizaciones del estado de los proyectos.

Además de ahorrar tiempo, los mails también pueden actuar como puntos de referencia a los que tu equipo consulte después, lo que resulta útil ya que los participantes se distraen con frecuencia durante las reuniones. Básicamente, si tu reunión va a parecerse a una clase, grabá un video para compartirlo en Slack o escribilo todo en un correo electrónico.

Planificá tu agenda con antelación

No hay nada peor que una reunión que no sólo es larga, sino que además no lleva a ninguna parte, generalmente por una mala planificación. Además de hacer perder un tiempo precioso, esas reuniones también pueden ser mentalmente agotadoras, sobre todo si tu personal tiene mucho trabajo.

Para hacer que tus reuniones sean más productivas, redactá los temas del día incluso antes de invitar a los miembros del equipo. No te olvides de resumirlos y marcar objetivos específicos; incluso podés especificar cuánto tiempo querés asignar a cada tema para ayudar a que la conversación avance.

Acordate que cada momento pasado en una reunión es tiempo que tu equipo y colegas podrían estar dedicando a sus propias tareas, así que es mejor utilizarlo sabiamente siendo productivos.

Invitá sólo a los participantes necesarios

Según Worklytics, las reuniones son más productivas cuando se limitan a entre 3 y 8 participantes. Si son más personas, no queda espacio para la participación individual. Lo que es peor todavía: es más probable que la gente se distraiga en reuniones más grandes, en las que probablemente consulten sus mensajes o las redes sociales para pasar el tiempo.

No hay nada malo en buscar ideas diversas en el mayor número posible de personas. Esto es especialmente cierto si llevás un tiempo atascado con un problema y necesitás ideas frescas de personas externas al proyecto. Pero con un tiempo disponible limitado, es mejor ser estratégico sobre a quién invitás a ingresar en una reunión.

Cuando se trata de invitaciones, menos es más. Limitate a los actores clave: aquellos que tienen un interés real en el proyecto y son expertos, para que puedan darte una orientación significativa si es necesario. Esto garantizará que tus reuniones sean más productivas y que los participantes estén realmente comprometidos.

Quizá lo más importante es que, si mantenés reducida la lista de invitados a la reunión, vas a dedicar menos tiempo a explicar términos y conceptos del sector, y más a encontrar soluciones al problema planteado. Al fin y al cabo, es una reunión, no una conferencia.

Creá un plan de acción

Las mejores reuniones terminan con una resolución en la que se abordan todas las preocupaciones clave y todo el mundo sabe qué hacer después. Para eso, asegurate de terminar la reunión creando un plan de acción que detalle lo que hay que hacer, quién es responsable y cuándo hay que ejecutarlo.

Sin un plan de acción concreto, las discusiones pueden disiparse fácilmente, dejando a los asistentes confusos y sin dirección. Peor todavía, puede ser necesario repetir la reunión, que probablemente será un resumen de lo que ya se discutió. 

Una vez terminado el encuentro, mandá un repaso de lo discutido junto con un plan de acción para completarlo todo por escrito. Así vas a poder dedicar menos tiempo a reuniones inútiles y más a hacer un buen trabajo con tu equipo. ¡No te olvides de divertirte también en el camino!

Nota publicada en Forbes US.