"¡Sí, más correos electrónicos!" no es una frase que escuchás seguido en una oficina. Año tras año, la gente lucha por no ahogarse en las mareas diarias de emails que inundan sus bandejas de entrada.
Según Radicati Group, el número total de correos electrónicos enviados y recibidos por empresas y consumidores superará los 360.000 millones al día este año. Muchos líderes afirman recibir una forma diaria un promedio de 200-300 correos en su bandeja de entrada.
Esta forma de trabajar no funciona. Y derivar en cada uno de tus empleados la responsabilidad de gestionar la lluvia diaria de mails es insostenible. El aclamado especialista en gestión Peter Drucker dijo una vez: "Un mal sistema vencerá siempre a un buen trabajador".
Los correos electrónicos de trabajo no ocurren porque sí; existen dentro de su sistema más amplio de comunicación organizativa. En la mayoría de las empresas, este sistema se diseña sin pensar demasiado en el usuario final.
La tecnología es un gran servidor, pero un pésimo amo. El correo electrónico tiene ajustes por defecto y aunque hacen que la tecnología funcione, no significa que lo haga de forma óptima. Los líderes deberían tener en cuenta cómo estos ajustes por defecto afectan a su gente y al rendimiento.
Los buenos líderes son intencionados, diseñan sistemas para ayudar a su gente a prosperar. Si querés ser un líder eficaz, tenés que responsabilizarte del entorno de correo electrónico de tus empleados y diseñar sus sistemas de correo electrónico en consecuencia.
Acá tenés cinco maneras sencillas de limpiar tus sistemas de correo electrónico:
1- Limitá los destinatarios en copia y no respondas a todos.
2- Escribí una línea de asunto clara.
3- Utilizá correos electrónicos de una sola hoja.
4- Creá reglas para los tiempos de respuesta.
5- Guardar como borrador, programar el envío y mandar más tarde.
Limitá los destinatarios en copia y no respondas a todos
Cuando se trata de utilizar la tecnología, una regla inteligente es "sólo porque puedas no significa que debas". Cuanta más gente envía correos electrónicos, más correos electrónicos se recibirán de vuelta. Así que si querés recibir menos mails, enviá menos. Una clave para reducir la cantidad de correos electrónicos es limitar los destinatarios en copia y no responder a todos.
Rick, un vendedor de un distribuidor de piezas de autos, me dijo: “Acá tenemos una grave enfermedad de destinatarios en copia. Todo el mundo incluye a los demás en los procesos. Tienen miedo de no tener un registro. Creo que deberíamos cambiar el nombre de la función de correo electrónico de 'en copia' a 'cubriendo tus espaldas', porque eso es lo que realmente es".
Algunos clientes con los que trabajo tienen la norma de no poner en copia a más de tres personas en un correo electrónico. Se convirtieron en vigilantes que preguntan: "¿Quién necesita realmente leer esto?". Se comprometieron a no abrumar a la gente con información irrelevante. Saben que menos correos electrónicos significan recuperar tiempo en otras cosas.
Escribí una línea de asunto clara
¿Te gusta que los demás empiecen sus correos electrónicos con una línea de asunto clara? Por supuesto que sí. Sin embargo, ¿Te tomás el tiempo necesario para garantizar líneas de asunto claras en cada correo electrónico que mandás?". Lo más probable es que la respuesta sea "Bueno, no en todos".
Si no dedicás tiempo a escribir líneas de asunto claras, estás creando confusión. Y la confusión es tan común como la claridad. Un estudio realizado por HR Magazine entre 4.000 empleados mostró que el 46% de los empleados reciben regularmente instrucciones confusas o poco claras, y pierden una media de 40 minutos al día por eso. Un poco de tiempo y esfuerzo por adelantado ayudan mucho.
Utilizá correos electrónicos de una sola hoja
Cuando se trata de crear claridad, menos es más. Trabajá para mantener tus correos electrónicos en una o dos frases. Limitá el texto de tu correo electrónico para que pueda leerse todo en una sola pantalla (como se lee en una notebook estándar).
Cuanto más conciso sea tu mensaje, más probable será que se entienda fácilmente. La atención de todo el mundo está dispersa hoy en día: no hagas las cosas más difíciles de lo que ya son. Si tenés información adicional, adjuntala como documento aparte. Luego, en tu correo electrónico, explicá brevemente la finalidad del documento.
Creá reglas para los tiempos de respuesta
Si respondés a los correos electrónicos de los demás al instante, creás la expectativa de que la respuesta inmediata es la norma. Aunque esto puede satisfacer la parte de tu ego que quiere ser vista como cumplidora y trabajadora, sabotea la parte que tiene otras cosas que hacer. No es necesario crear una falsa sensación de urgencia.
Muchos líderes y equipos nunca crearon explícitamente expectativas en torno a los tiempos de respuesta. Ciertos trabajos y funciones necesitan una respuesta inmediata. Por ejemplo, podés tener un equipo de asistencia global en el que es esencial responder al instante a los clientes. Sin embargo, este no es el caso para todos los roles.
Pensá en el trabajo de su equipo. Si bien una respuesta inmediata puede ser algo agradable, ¿es algo necesario? Creá algunas normas y reglas de equipo en torno a los tiempos de respuesta. ¿Qué tiene sentido en tu cultura? ¿Es coherente responder a todos los correos electrónicos en 24 horas? ¿Cuatro horas? ¿Una hora? Cuando creás y aclarás los límites para tus colaboradores, los liberás para que se centren en lo que importa, en lugar de preocuparse por sus tiempos de respuesta.
Guardar como borrador, programar el envío y mandar más tarde
El correo electrónico no sólo puede enviarse y recibirse a la velocidad de un rayo, sino que puede hacerse en cualquier hora del día, cualquier día de la semana. Esto es a la vez una bendición y una maldición, porque crea una enorme flexibilidad en torno a dónde y cuándo se trabaja. Al mismo tiempo, puede hacer desaparecer cualquier distinción entre trabajo y vida.
Aprovechá al máximo la flexibilidad que proporciona el correo electrónico. Por ejemplo, si tenés hijos pequeños y querés llegar a casa, acostarlos y volver al trabajo entre las 21:00 y las 23:00, hacelo.
Sin embargo, el hecho de que esos sean tus horarios de trabajo óptimos no significa que debas hacer que los demás trabajen esas mismas horas. Como líder, si no establecés expectativas claras, las personas que dependen de vos se sentirán obligadas a responder. (Después de todo, sos el jefe).
Jill, ejecutiva de una aerolínea, pensaba que tenía controlada esta práctica. “Le dije a mi gente que trabajo mejor por la noche. No espero que me respondan hasta el siguiente día laboral”, sostuvo.
Aunque las intenciones de Jill son admirables, le falta una pieza importante de la ecuación. Como líder, sus acciones tienen más peso. Incluso si le dijo a la gente que no es necesario que respondan de inmediato, el mero hecho de recibir un correo electrónico del jefe supone una carga psicológica para los miembros de su equipo. Ahora, están pensando en el asunto sobre el que escribiste en tu correo electrónico. Su tiempo de inactividad no es tan libre como antes de que llegara ese mail.
En lugar de enviar correos a cualquier hora del día, podés redactarlos, guardarlos como borradores y enviarlos al día siguiente. O podés optar por programar la entrega, para que no se reciban hasta una hora determinada. De esa forma, ayudás a poner de nuevo el límite entre el trabajo y la vida personal.
Nadie pretende intencionadamente abrumar a su equipo. Pero el liderazgo no tiene que ver con lo que uno pretende, sino con el impacto que tus acciones tienen en los demás.
Si querés detener la avalancha de correos electrónicos abrumadores, poné a tus colaboradores en buenos sistemas de comunicación. Utilizar estas cinco claves te ayudará a conseguirlo.
