Para que las personas se sientan incluidas, valoradas y capaces de progresar en una organización, necesitan conocer la cultura organizativa, las redes de relaciones y las de información. Podemos creer que todo este conocimiento se adquiere con el tiempo y por casualidad, y que las organizaciones proporcionan distintos grados de apoyo, pero esto perjudica tanto a los empleados como a la empresa misma.

Mientras que todas las organizaciones dedican tiempo y recursos a atraer, evaluar y nombrar a personas en nuevos puestos, paradójicamente, muchas empresas prestan poca atención a la interiorización de los empleados, una vez firmado el contrato. 

Si las empresas adoptan plenamente el proceso de incorporación, los conocimientos y las relaciones adquiridos constituirán una base sólida para el futuro éxito de los empleados. Implementar esta dinámica proporciona buenas prácticas, que pueden ayudarte a conseguir la carrera profesional que buscás. Acá te explicamos cómo.

¿Qué es el onboarding?

En términos generales, los investigadores Klein, Polin y Sutton definen el onboarding como la técnica que ayuda a las personas para orientarse, socializarse y adaptarse a una nueva organización. Así pues, es algo más que una simple lista de comprobación para orientar a los recién llegados por el edificio, preparar su espacio de trabajo y presentarles a las principales partes interesadas. 

Un buen programa de incorporación revela la cultura organizativa, las redes de información y las redes de relaciones.

Para evaluar el enfoque de tu organización, resulta útil considerar cuatro niveles diferentes. Bauer, en su investigación de 2010, identifica las 'cuatro C' del onboarding:

- Cumplimiento es el nivel más bajo, incluye enseñar a los empleados las normas y reglamentos legales y políticos básicos.
- Clarificación se refiere a garantizar que los empleados entiendan sus nuevos puestos de trabajo y todas las expectativas relacionadas.
- Cultura es una categoría amplia que incluye proporcionar a los empleados un sentido de las normas organizativas, tanto formales como informales.
- Conexión se refiere a las relaciones interpersonales vitales y a las redes de información que los nuevos empleados deben establecer.

¿Qué pasa cuando el onboarding es ineficaz?

Sin un buen programa de incorporación, las redes de información y de relaciones pueden quedar ocultas o presentarse impenetrables. Un estudio de Harvey Nash Executive Search reveló que el 39% de los ejecutivos consideraron la posibilidad de abandonar su nuevo puesto en los tres primeros meses, y sólo la mitad (48%) sintieron que encajaban en la organización. 

También consideraron que podrían haber sido un 50% más productivos si su comienzo en la organización hubiera estado mejor organizado. Un buen proceso de incorporación puede ayudar a superar estos desafíos.

¿Quién es el responsable de la incorporación?

La mayoría de la gente piensa que es responsabilidad de la organización ofrecer un programa de onboarding. Sin embargo, las investigaciones de Klein y sus colegas nos sugieren que los mismos empleados muchas veces aportan más al onboarding que la empresa misma.

Por lo tanto, en lugar de depender de la organización, podés echar un vistazo a las Cuatro C del onboarding para determinar qué estás proporcionando en tu organización. 

Considerá cómo encaja esto con la visión de Bauer del éxito de la incorporación: autoeficacia, claridad de funciones, integración social y conocimiento de la cultura. Empezá por la autoeficacia, sabiendo que nadie está tan interesado en tu éxito como vos mismo. Asumí la responsabilidad de tu propio onboarding; puede tener un impacto significativo en la velocidad y la eficacia de tu avance profesional.

El plan de acción de incorporación

El momento óptimo para una práctica de incorporación puede depender de tus necesidades, antigüedad y función. 

Bauer señala que los programas de onboarding de muchas organizaciones pueden durar un día y su objetivo es presentar a los empleados a sus compañeros de trabajo y ayudarlos a orientarse en la organización, a comprender la cultura, los valores, los objetivos y la historia. Sin embargo, como también señala Bauer, "cuanto más alto sea el nivel de una persona en la organización, más adaptado y flexible tendrá que ser el programa".

Las herramientas y procesos de apoyo a la incorporación de ejecutivos que Bauer expone proporcionan un marco útil para pensar en la mejor manera de organizar el proceso de incorporación de tu propia empresa. Entre ellos se incluyen:

- Reuniones y presentaciones con todas las partes interesadas claves para desarrollar una comprensión más profunda de la estrategia corporativa. En un plazo de tres meses.
- Reuniones formales e informales con el grupo de colegas y reuniones del equipo directivo o ejecutivo.
- Reuniones periódicas de control con los clientes clave. Bauer sugiere a los tres meses, pero yo sugeriría mensualmente para diagnosticar posibles problemas y soluciones y discutir la retroalimentación del desarrollo, para discutir el cómo, no sólo el qué hay que hacer.
- Coaching interno o externo, establecer tutorías y fomentar las relaciones de patrocinio.

Bauer también proporciona una lista de comprobación útil para las personas que deseen garantizar el éxito de la incorporación. Su consejo de recopilar información, gestionar las primeras impresiones, invertir en el desarrollo de las relaciones, buscar opiniones y mostrar el éxito desde el principio es acertado, sobre todo la sugerencia de buscar opiniones.

Buscar feedback es una actividad y una habilidad vitales. Las evaluaciones del rendimiento y la retroalimentación de 360 grados son herramientas de incorporación importantes. Te sugiero que no esperes a estos procesos formales, a veces anuales. Buscá la retroalimentación como parte de la forma en que desempeña tu función. 

Desarrollá habilidades de retroalimentación. Por ejemplo, antes de una reunión o una presentación, pedí a tus colegas que compartan su opinión después y sé específico sobre el aspecto de tu actuación sobre el que te gustaría recibir retroalimentación. Estas oportunidades de desarrollo cotidianas basadas en la experiencia son formas poderosas no sólo de desarrollar tus habilidades, sino de ayudar a fomentar las relaciones de confianza.

Es probable que la duración de este plan de "conexión" más exhaustivo sea de 90 días o más. Calculá lo que necesitás y planificá en consecuencia. Y lo que es más importante, tené en cuenta a tu comunidad de interesados. 

Cuando empieces no conocerás el escenario de las partes interesadas; un "compañero" de incorporación bien informado puede ayudarte a determinar quiénes pueden participar. También puede proporcionarte el contexto en el que trabajarás y arrojar luz sobre las normas culturales. Este apoyo facilitará tu éxito en la organización tanto en las primeras etapas y te ayudará a construir una red sólida para tu futura carrera.

Para gestionar tu comunidad de partes interesadas, creá un mapa que te ayude a establecer una amplia gama de relaciones y a gestionarlas adecuadamente. La adaptación de 2021 de Gill del mapa de partes interesadas de Mendelow de 1981 ofrece una forma útil de trazar un mapa del poder de influencia frente al nivel de interés, de modo que puedas seguir fácilmente la pista de las partes interesadas que requieren un esfuerzo mínimo y de las relaciones que necesitan gestionarse de cerca.

Cómo garantizar tu inclusión y promoción profesional

El desarrollo y la promoción profesional son fundamentales para fomentar experiencias de inclusión, pero la planificación de la sucesión rara vez es tan buena como podría serlo. Aunque nos gusta pensar que las organizaciones cuentan con procesos de planificación de la sucesión sólidos y justos, según mi experiencia, la mayoría de los planes de sucesión son poco transparentes.

Es posible que tu organización ofrezca excelentes programas de desarrollo profesional, si es así, accedé a ellos. Igual de importante es crear una relación de desarrollo con la persona a la que reportás. Asegurate de que mantienen conversaciones sobre sus aspiraciones profesionales y su desarrollo con regularidad. 

Ellos serán tus principales patrocinadores en la organización, es importante que te conozcan, que sepan cuáles son tus puntos fuertes y tus capacidades y que apoyen tu desarrollo. Es probable que sean la puerta de entrada a misiones de mayor envergadura, a tu posible participación en proyectos estratégicos y a comisiones de servicio.

Es importante mantener un enfoque proactivo de su desarrollo continuo en una organización. Nadie está tan interesado, o invertido, en tu carrera como vos mismo, así que creá tu propia incorporación con éxito y utilizá este modelo para desarrollar y acceder a la información y a las redes de relaciones necesarias para fomentar la carrera que buscás.

Nota publicada en Forbes US.