Tanto si las reuniones son presenciales, virtuales o híbridas, suelen tener algo en común: un comienzo tardío y desorganizado. La gente llega a destiempo, y los que llegan a tiempo llenan el vacío con charlas insulsas.
La autora de best-sellers, Vanessa Van Edwards, sugiere un enfoque que pondrá en marcha las reuniones de forma oportuna y positiva.
Puntual y positivo
Es inevitable que algunos asistentes no lleguen exactamente a tiempo. Eso es aún más probable con las reuniones híbridas y virtuales, en las que las dificultades técnicas de última hora, como "no se encuentra la cámara" o un reinicio inesperado, pueden retrasar a los asistentes remotos.
Van Edwards sugiere una solución sencilla: empezar la reunión a tiempo y hacer que los asistentes compartan algo positivo durante los tres primeros minutos de la reunión. Ella misma utiliza este enfoque. "Mi equipo lo sabe. Vienen a la reunión preparados para celebrar y tener algo bueno. Los que llegan tarde, si se lo pierden, no pasa nada".
Estas notas positivas no son largas descripciones de una gran experiencia. Más bien son breves y van al grano.
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Van Edwards explica: "Quien atiende primero la llamada empieza con algo bueno. Entonces, algo bueno circula. 'Oh, estoy aprendiendo mandarín'. Alguien dice: 'Oh, estoy plantando mi jardín'. Alguien dice: 'Oh, mi hija acaba de graduarse en quinto curso'".
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El objetivo es dedicar sólo los tres primeros minutos más o menos a este intercambio positivo. "Todos comparten algo rápido y eso hace que esos tres primeros minutos estén estructurados con algo positivo", señala Van Edwards.
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Establezca expectativas de puntualidad
Para prevenir retrasos más graves y evitar que las personas se pierdan discusiones importantes, hay que establecer expectativas claras. Van Edwards sugiere decir algo como: "Vamos a empezar a las 3:05. Si tiene que ir al baño o tomar un café, hágalo en los primeros 5 minutos. Vamos a empezar a las 3:05 y Tim va a meterse de lleno con su punto del orden del día justo cuando empecemos".
Este enfoque de empezar una reunión acomoda a los asistentes que llegan un poco tarde pero evita lo que Van Edwards llama "la horrible pieza del comienzo". Establece un tono positivo y garantiza que la discusión significativa comience con prontitud.
Algunos consejos más para reuniones productivas
El enfoque de compartir positivamente de Van Edward funciona mejor en reuniones periódicas con la mayoría de los mismos asistentes. Algunas reuniones no se repiten o tienen un elenco de personajes cambiante. He aquí algunos consejos más que pueden ayudar a que cualquier reunión produzca mejores resultados.
Establezca objetivos claros para la reunión
Antes de cualquier reunión, es crucial que sepa exactamente lo que quiere conseguir. Esto ayudará a que todo el mundo se mantenga centrado. Comunique los objetivos a todos los asistentes con antelación.
Elabore un orden del día y envíelo con antelación
Un orden del día ayuda a mantener las reuniones organizadas y bien encaminadas. Debe incluir una lista de los temas que se tratarán y, si procede, decir cuánto tiempo se dedicará a cada tema. Envíe el orden del día a todos los asistentes al menos con un día de antelación para que puedan llegar preparados.
Empiece y termine la reunión a tiempo
Ya hemos hablado de la mejor manera de empezar, pero también resulta molesto para los asistentes que una reunión se alargue más de lo previsto. Sea puntual y cíñase al horario previsto para la hora de inicio, la duración de los temas y la hora de finalización. Vigile el reloj para asegurarse de que los temas cercanos al final se terminan limpiamente.
Haga participar a todos los asistentes
Una reunión es una conversación. Todos deben poder contribuir. Asegúrese de pedir aportaciones y comentarios a todos los asistentes. Esto es especialmente importante para los participantes virtuales a los que se puede pasar por alto o a los que puede resultar difícil interrumpir.
Mantenga la reunión centrada
Es fácil que las reuniones se desvíen por tangentes o temas no relacionados. Siga el orden del día y el calendario de la reunión. Si alguien empieza a desviarse del tema, recuérdele amablemente que su preocupación puede tratarse en otro momento.
Haga un seguimiento
Después de la reunión, es importante hacer un seguimiento de las acciones o decisiones que se hayan tomado durante la misma. Envíe un resumen de la reunión y aclare todas las tareas, asignaciones y plazos.
Evite las reuniones innecesarias
La gente se queja casi universalmente de que hay demasiadas reuniones y de que pasan demasiado tiempo en ellas. Sin embargo, siguen acudiendo a esas reuniones. Aunque está muy bien centrarse en mejorar las reuniones, creo que también es importante hacerse dos preguntas:
- ¿Es realmente necesaria esta reunión?
- ¿Es realmente necesario que todos los asistentes invitados estén allí?
Cuando se pueda eliminar una reunión o reducir su lista de asistentes, toda la organización será más productiva.
