La difusión por correo electrónico destaca como una estrategia clave para captar clientes potenciales y aumentar los ingresos de tu empresa. Con el mail podés sumar toques personalizados que con frecuencia superan los resultados que podés conseguir a través de las redes sociales. No sólo es rentable, sino también altamente escalable.

Para aprovechar al máximo el potencial del correo electrónico y evitar problemas comunes como quedar atrapado en los filtros de spam y las bajas tasas de entrega, es esencial seguir las mejores prácticas. Acá las siete principales.

1. Personalizá los correos electrónicos

La personalización es una de las estrategias más eficaces para evitar los filtros de spam y potenciar el engagement. Adaptar los mensajes de correo electrónico para abordar los intereses o los puntos de sufrimiento específicos de los destinatarios puede mejorar significativamente las tasas de apertura y respuesta. 

Sin embargo, crear manualmente mensajes individuales para cada perspectiva puede resultar ineficaz a gran escala. Acá es donde las herramientas basadas en IA pueden marcar la diferencia.

Las plataformas de IA como ChatGPT, por ejemplo, pueden automatizar el proceso de personalización analizando datos como los perfiles de LinkedIn, los sitios web de las empresas y las actividades de SEO. Si se trata de una empresa que acaba de lanzar un nuevo producto, estas herramientas pueden generar correos electrónicos que hagan referencia al hecho que se quiere comunicar, logrando que el mensaje sea más relevante. 

Al introducir datos como palabras clave del sector, noticias recientes de la empresa y detalles individuales de las perspectivas, podés utilizar la IA para elaborar mensajes que parezcan adaptados y específicos para cada destinatario.

Sin embargo, aunque las herramientas de IA son potentes, la supervisión humana sigue siendo esencial. Revisá y editá los correos electrónicos generados por la IA para garantizar la calidad, la precisión y evitar posibles problemas de parcialidad.

2. Mantené registros de autenticación precisos

Asegurarte de que tus correos electrónicos están autenticados es crucial para evitar los filtros de spam y mejorar la capacidad de entrega. Esto implica mantener registros esenciales de autenticación de correo electrónico como CNAME, TXT y MX, que verifican la legitimidad de tu dominio de correo electrónico.

 La mayoría de los registradores de dominios ofrecen guías paso a paso para sumar estos registros, y podés  encontrarlos en la sección de configuración de DNS o de correo electrónico de tu cuenta. Para los menos expertos en tecnología, muchos proveedores de servicios de correo electrónico ofrecen herramientas de fácil uso y asistencia para ayudarte a subir fácilmente estos registros.

3. Usá un software eficaz de envío de correo electrónico

La gestión de un gran volumen de envíos de correo electrónico requiere un software sólido. Estas herramientas automatizan el proceso de envío, realizan un seguimiento de las métricas de rendimiento y gestionan eficazmente las campañas a gran escala. Las plataformas de correo electrónico más pequeñas y menos conocidas son especialmente eficaces, según mi experiencia, porque no están abarrotadas de usuarios. 

Generalmente, cuando se utiliza un software más grande y popular, el elevado número de usuarios puede reducir la eficacia de procesos, mientras que disponer de una plataforma más centrada ayuda a mantener un rendimiento y una capacidad de entrega óptimos. Las herramientas más pequeñas ofrecen con frecuencia más control y mejores resultados en el mantenimiento de la reputación del correo electrónico.

4. Gestioná los dominios de correo electrónico

Para mantener una reputación de remitente positiva y evitar problemas de entregabilidad, es esencial gestionar cuidadosamente tus dominios de correo electrónico. Conectar demasiadas cuentas de correo electrónico a un mismo dominio puede afectar negativamente tu reputación y aumentar la probabilidad de que tus correos terminen en las carpetas de spam.

Por ejemplo, si tu dominio principal es "ejemplo.com", te recomiendo que conectes un número limitado de direcciones de correo electrónico -idealmente de tres a cinco- en función de tu volumen de envíos. Si enviás un gran volumen de correos electrónicos, considerá la posibilidad de utilizar dominios adicionales como "ejemplo1.com" y "ejemplo2.com" para distribuir la carga. 

Esta práctica ayuda a proteger la reputación de tu dominio principal y garantiza una mejor capacidad de entrega. Además, rotar los dominios periódicamente puede ayudar a mantener una reputación de remitente positiva.

5. Cumplí los límites de envío

Uno de los factores críticos para evitar los filtros de spam y mantener una reputación de remitente positiva es adherirte a los límites de envío. Las cuentas de correo electrónico nuevas, en particular, deben empezar con volúmenes de envío conservadores para evitar ser señaladas por los proveedores de correo electrónico.

Por ejemplo, si usás una nueva dirección de correo electrónico como "[email protected]", limitá inicialmente tus envíos diarios a unos 50 mensajes. Aumentá gradualmente este número a medida que construyas un historial de envíos positivo. Este enfoque cauteloso ayuda a establecer credibilidad y reduce el riesgo de que tus correos electrónicos sean marcados como spam. 

Supervisar las métricas de engagement y ajustar sus prácticas de envío en consecuencia puede mejorar todavía más la entregabilidad de tu correo electrónico.

6. Implementá un periodo de preparación

Un periodo de preparación del correo electrónico es esencial para construir la reputación de su dirección y garantizar el éxito de la entrega. Este proceso implica aumentar gradualmente la actividad y los envíos para establecer un reconocimiento positivo de los destinatarios y proveedores de servicios de Internet.

Herramientas como Warmup Inbox y Mailwarm permiten automatizar el proceso de preparación a lo largo de 10 o 15 días, ayudando a que su dirección de correo electrónico salga de la "lista negra SEM Fresh", un grupo en el que se controla la legitimidad de las nuevas direcciones de correo electrónico. 

Durante este periodo, la herramienta enviará y recibirá correos electrónicos para construir una reputación positiva, reduciendo la probabilidad de que sus mails sean marcados como spam. Un aumento gradual del volumen de correo electrónico durante el periodo  ayuda a establecer la confianza con los proveedores y mejora la capacidad de entrega.

7. Garantizá contactos de calidad

Mantener una lista de contactos limpia y precisa es vital para la capacidad de entrega. Una lista de contactos de alta calidad garantiza que tus correos electrónicos alcancen a destinatarios comprometidos y te ayuda a evitar problemas como las altas tasas de rebote o las quejas por spam.

Usá herramientas como Hunter.io o NeverBounce para verificar las direcciones de correo electrónico antes de lanzar tu campaña. Por ejemplo, asegurate de que tu lista está actualizada y es relevante.

Conclusión

Optimizar el alcance del correo electrónico implica una combinación de personalización, mantenimiento adecuado de registros, gestión estratégica y control de calidad. 

Si pones en práctica estas recomendaciones, vas a poder aumentar el éxito de tus campañas por correo electrónico. Estas estrategias no sólo mejoran la capacidad de entrega y el engagement, sino que también establecen tu marca como un remitente profesional y fiable.

Nota publicada en Forbes US.