La mayoría de las organizaciones pierde tiempo y potencial en reuniones que no generan resultados, cuando la verdadera colaboración puede comenzar antes del encuentro. Por ese motivo, Matt Mullenweg, cofundador de WordPress y CEO de Automattic, explicó a Forbes cómo funciona el sistema de trabajo de su empresa, un adelanto de lo que podría ser el futuro de la colaboración y que el 85% de las compañías todavía no aplica.

Los 1.900 empleados de Automattic, distribuidos en 93 países, trabajan sin reuniones fijas. En su lugar, colaboran a través de un sistema propio en el que las ideas, debates y decisiones quedan documentados de manera transparente, de forma asincrónica y permanente. Mullenweg lo llama "blockchain organizacional" de toma de decisiones.

"Aplicamos este sistema hace catorce años. Cada decisión importante, cada diseño, cada botón, cada cambio de precio, todo lo que alguna vez discutimos y debatimos está acá y es permanente", afirmó el CEO. 

"Cada vez que un nuevo empleado, en cualquier parte del mundo, necesita incorporarse a una colaboración y entender el proyecto, tenemos un link simple para cada debate y cada decisión que tomamos. No va a cambiar mientras la empresa exista. Por eso lo llamo blockchain organizacional. Es un registro de todo lo que pasó".

No se trata solo de una estrategia para el trabajo remoto, sino de una transformación sobre cuándo, dónde y cómo ocurre la colaboración. También deja una lección para las organizaciones que pierden tiempo en reuniones innecesarias: la colaboración más productiva suele darse antes de que alguien entre en la sala.

La gran ilusión de las reuniones

Una investigación realizada durante la pandemia con más de 2.000 equipos reveló un dato llamativo: solo el 15% revisó y modificó su forma de trabajar. La mayoría simplemente trasladó sus reuniones presenciales a videollamadas y celebró este cambio mínimo como una "transformación digital".

Mientras tanto, estudios en 20 industrias, realizados por el psicólogo organizacional Dr. Steven Rogelberg, muestran que al menos una de cada tres reuniones es completamente innecesaria. En una empresa con 5.000 empleados, eliminar estos encuentros improductivos podría generar un ahorro de más de US$ 100 millones al año.

El problema no son las reuniones, sino la excesiva dependencia de ellas como principal forma de colaboración. Se instaló la idea de que el trabajo en equipo ocurre solo cuando las personas coinciden en el mismo momento, ya sea en persona o de manera virtual. Esta mentalidad satura las agendas con discusiones ineficaces, donde muchas veces las mejores ideas ni siquiera se escuchan.

El cambio hacia la colaboración asincrónica

Pasar de un modelo basado en reuniones a un esquema de colaboración asincrónica implica un cambio en el liderazgo tradicional hacia lo que llamo "teamship". 

¿Qué es el teamship? Es la ventaja competitiva definitiva que distingue al 15% de los equipos más eficientes del resto. Se basa en la co-elevación: compañeros comprometidos en impulsarse mutuamente, combinada con prácticas de colaboración modernas que permiten innovaciones más audaces y decisiones más rápidas.

Después de dos décadas de investigación, la conclusión es clara: mientras muchas organizaciones se enfocan en desarrollar mejores líderes, la verdadera oportunidad desaprovechada está en construir mejores equipos. Y uno de los cambios fundamentales para lograrlo es dejar de ver las reuniones como el método predeterminado de colaboración y adoptar prácticas más inclusivas y asincrónicas.

Para los equipos de élite, la colaboración no es una sucesión de reuniones individuales, sino un "grupo de colaboración" con cuatro niveles distintos:

• Asincrónico: equipos que trabajan en los mismos objetivos, pero en distintos momentos, usando tecnologías y documentos compartidos en lugar de reuniones.
• Remoto: colaboración en tiempo real, pero con los equipos distribuidos en distintas ubicaciones.
• Híbrido: colaboración en tiempo real, con algunos miembros en persona y otros de forma remota.
• Presencial: todos trabajan en el mismo lugar y al mismo tiempo.

El nivel más importante, pero menos utilizado, es la colaboración asincrónica, que debería ser la prioridad.

Por qué la colaboración asincrónica lo cambia todo
 

Cuando la colaboración comienza de manera asincrónica, ocurren transformaciones clave:

• Todas las voces son escuchadas. En reuniones tradicionales, solo una fracción de los participantes se expresa, mientras que muchas ideas quedan sin aprovechar. Los formatos asincrónicos fomentan mayor participación y seguridad psicológica.
• Las ideas mejoran con reflexión. Como señaló Mullenweg: "Mucho de nuestro trabajo está optimizado solo para quienes son buenos en conversaciones en tiempo real y lluvias de ideas espontáneas". El trabajo asincrónico permite distintos estilos de pensamiento y mayor profundidad.
• Las decisiones se agilizan. Aunque parezca contradictorio, comenzar de manera asincrónica suele acelerar los procesos porque permite anticipar perspectivas y objeciones.
• La documentación ocurre de manera natural. Se genera un registro automático de cada decisión, lo que fortalece el conocimiento organizacional.
• Se optimizan los recursos. Las personas adecuadas participan en los momentos clave, evitando reuniones donde solo una parte del contenido les resulta relevante.

Prácticas de alto impacto

"Decision Board"

Esta práctica transforma la toma de decisiones en los equipos. Así funciona:

Identificá una decisión clave o un proyecto que requiera aportes de varias personas.

Creá un documento compartido (puede ser una planilla en Google Sheets) con los nombres de los participantes.

Definí preguntas clave en la fila superior, por ejemplo:

• ¿Cuál es el problema central que queremos resolver?
• ¿Qué soluciones innovadoras podríamos considerar?
• ¿Dónde podría trabarse el progreso?
• ¿Quién más debería ser parte de esta discusión?

Compartí el documento una semana antes de la reunión y pedí a todos que completen sus respuestas.

Analizá las respuestas y ajustá la planificación de la reunión: ¿quiénes realmente deben estar? ¿Qué puntos ya se resolvieron?

Una empresa manufacturera aplicó esta práctica en un proyecto de reestructuración estancado durante meses. El "Decision Board" reveló un dato clave aportado por alguien tres niveles por debajo del equipo original. Su idea destrabó todo el proyecto.

Pruebas de estrés asincrónicas

Otro método eficaz son las pruebas de estrés asincrónicas, que permite recopilar feedback sin filtro antes de una reunión. Así se implementa:

El responsable del proyecto crea un documento de una página con:

• Lo que se logró hasta ahora.
• Los desafíos actuales.
• El plan a futuro.

Comparte el documento con una planilla donde los miembros del equipo aportan:

• Posibles riesgos o desafíos.
• Ideas innovadoras.
• Ofrecimientos de ayuda.

Se analizan las respuestas para determinar si es necesario hacer una reunión y con quiénes.

Esta práctica aprovecha la inteligencia colectiva con mucha más eficacia que las reuniones tradicionales. La investigación demuestra que la seguridad psicológica en grupos reducidos es significativamente mayor que en reuniones con todo el grupo, ya que las personas se sienten más seguras al expresar sus inquietudes o cuestionar suposiciones cuando no están presentes.

Paso por paso: cómo hacer el cambio

1. Eliminá reuniones innecesarias. Shopify redujo 76.500 horas de reuniones inútiles con este método.
2. Convertí una reunión importante en un formato asincrónico usando el "Decision Board".
3. Reservá bloques de tiempo para la colaboración asincrónica en el calendario.
4. Explicale a tu equipo el propósito del cambio.
5. Tené paciencia y persistencia. La adopción de nuevas prácticas lleva tiempo.

El futuro de la colaboración es asincrónico

Las empresas más innovadoras ya hicieron este cambio. Drew Houston, de Dropbox, pasó de tener diez oficinas físicas a treinta "barrios" globales, con pequeños espacios de trabajo diseñados para conexiones presenciales significativas. Líderes como Matt Mullenweg, de Automattic, demostraron que trabajar de manera asincrónica no significa dejar de reunirse, sino hacerlo con un propósito claro y después de haber avanzado en la base del trabajo. 

Esta transformación forma parte de una revolución mayor en cientos de equipos en todo el mundo: la transición del liderazgo tradicional a la "teamship" (colaboración en equipo) como la verdadera ventaja competitiva. 

Las organizaciones que sigan dependiendo solo del liderazgo jerárquico perderán la oportunidad de aprovechar el enorme valor que surge de la interdependencia del talento dentro y entre los equipos. La elección es clara: seguir con la locura de reuniones sin sentido o adoptar el enfoque asincrónico que genera mejores ideas, más inclusión, decisiones más rápidas y menos horas perdidas. Es hora de dejar de asumir que las reuniones son sinónimo de colaboración. Probá empezar de manera asincrónica y sorprendete con lo que tu equipo puede lograr.

Nota publicada en Forbes US.