Un evento virtual puede ser una forma única de comercializar su producto o servicio, si lográs convencer a la gente para que asista. 

Durante la pandemia, los eventos virtuales fueron una forma popular de conectar y recuperar una sensación de normalidad en una época incierta. Ahora, mantienen su lugar como una forma de menor costo de congregar a más espectadores, cuando organizar un evento presencial no tiene el mismo alcance. Pero con tantas opciones disponibles, convencer a la gente para que asista puede ser más complicado que antes.

Para asegurarte de que su próximo evento virtual resulte atractivo, eficaz y atrayente, tené en cuenta los siguientes consejos del Consejo de Comunicaciones de Forbes. Acá 16 recomendaciones específicas para crear un evento virtual que nadie se va a querer perder.
 

1. Mantenelo específico y conciso

"Hacelo sencillo y breve, o mejor dicho, específico. Las opciones de eventos virtuales abundan hoy en día. Si la videollamada tiene un aire íntimo con un tema centrado, vas a tener más posibilidades de mantener a los espectadores en línea y comprometidos. Ofrecé algo que no puedan conseguir buscando en Google, sé específico y conciso (todo el mundo está ocupado) y mantenete en contacto con ellos", aconsejó Nina Mehta, de MIT Technology Review.

2. Incluí expertos y debates atractivos

"Una forma única y eficaz de organizar un evento virtual es organizar sesiones diversas, dirigidas por expertos, que abarquen una amplia gama de perspectivas sobre temas relevantes. Incorporá chats para mantener debates íntimos y atractivos y usá encuestas en tiempo real para interactuar con los asistentes y calibrar sus opiniones. Esta mezcla de elementos mantiene el evento dinámico e inclusivo", señaló Maya Barkay, de EverC.

3. Asegurate de que sea accesible para todos

"Elegí plataformas de videoconferencias y eventos como Zoom y Microsoft Teams que son accesibles para los asistentes con discapacidades y que funcionan bien con las tecnologías de asistencia (por ejemplo, lectores de pantalla para quienes tienen problemas de visión). Brindá comunicaciones accesibles, como los subtítulos CART generados por humanos para mayor precisión (en lugar de subtítulos generados por IA o software). Los subtítulos ayudan a todos los asistentes, más allá de quienes tienen discapacidades auditivas", observó Toby Wong, de Consultoría Toby Wong.

4. Generá asociaciones y colaboraciones

"Traé a un compañero. Co-presentá el evento con un editor, analista, cliente, socio, experto, persona influyente... cualquier profesional externo a la empresa. Eso aporta credibilidad adicional al evento. Además, colaborarán en la creación de contenidos, aportarán su público y harán co-promoción, ya que estarán igualmente implicados en el éxito de tu evento", recomendó Kerry McDonough, de Zip Co.

5. Aprovechá el formato digital

"En lugar de replicar un evento presencial, aprovechá el formato digital para ofrecer contenidos exclusivos o elementos interactivos que no serían posibles fuera de línea. Por ejemplo, considerá la posibilidad de ofrecer visitas virtuales a tus instalaciones o sesiones de preguntas y respuestas en directo con expertos del sector. Si ofrecés algo realmente especial, vas a hacer que el evento sea memorable y compartible, lo que impulsará el conocimiento de la marca y el engagement", observó Antony Robinson, de Novalnet AG.

6. Invitá a panelistas y clientes a hablar 

"Elegí un tema relevante que aborde una lucha común para las organizaciones e invitá a panelistas y clientes a hablar. Comenzá con una breve introducción sobre su producto y por qué es importante el tema y, a continuación, sumerjite en el debate. Este formato involucra a los asistentes con valiosos puntos de vista a la vez que promociona la marca sutilmente", afirmó Emily Burroughs, de BGSF.

7. Creá un teaser convincente

"Planificá con antelación para disponer de tiempo suficiente para promocionar y dar a conocer tu evento. Una idea puede ser crear un teaser convincente mucho antes de la reunión real para calibrar el nivel de interés en el contenido y ajustarlo si es necesario para optimizar la asistencia", observó Katherine Paulson, de Grupo Haven Tower.

8. Incorporá sondeos interactivos

"Usá encuestas interactivas para mantener el engagement de los asistentes con el contenido. Podrías incluso modificar el contenido de tu presentación utilizando los resultados de las encuestas para ofrecer el evento virtual más relevante posible", dijo Jennifer Best, de AAE Speakers Bureau.

9. Traé a un invitado destacado 

"Lo más difícil de organizar un evento virtual es conseguir una gran asistencia. Contar con un invitado destacado en el cartel de tu evento, que sea una persona influyente con una gran comunidad online de personas que conforman tu público objetivo, y que además promocione el evento entre sus seguidores, es una forma estupenda de atraer a un gran número de asistentes adecuados a tu evento virtual", señaló Kerry-Ann Betton Stimpson, de Grupo JMMB.

10. Practicá con antelación para garantizar la eficacia

"Ensayá de antemano el "espectáculo" del evento para que todo discurra con fluidez y eficacia. Planeá, por ejemplo, cómo vas a presentar a los ponentes o cómo vas a conducir la charla. Creá fondos específicos para "marcar" la experiencia. Todo debe ser igual de interesante y atractivo que en un acto presencial, y debe organizarse y celebrarse con el mismo nivel de profesionalidad y cuidado", observó Melissa Kandel, de estudio Little Word.

11. Mandá paquetes divertidos para generar expectativa

"Compartir paquetes físicos previos al evento hace que los asistentes virtuales se preparen y se entusiasmen con los eventos virtuales. Éstos incluyen una tarjeta con la agenda para que no se les olvide, artículos para llevar durante el evento y notas del sponsor", dijo Roshni Wijayasinha, de Prosh Marketing.

12. Dividí el encuentro en microsesiones

"Una diferencia clave entre los actos físicos y los virtuales es que los actos físicos tienen un público cautivo. Un evento virtual compite con distracciones como teléfonos móviles, equipos y otros trabajos que están en simultáneo. Para hacer que los eventos virtuales sean lo más eficaces y atractivos posible, considerá una programación compuesta por múltiples microsesiones de 15 minutos que tienen más probabilidades de retener la atención durante su duración", observó Rekha Thomas, de Path Forward Marketing LLC.

13. Ayudá a resolver los problemas de tu audiencia

"Para asegurarte de que tu evento virtual resulta atractivo y eficaz, empezá por centrarte en los puntos de sufrimiento que llevaron a tu audiencia al evento. Comenzá hablando de estos problemas y luego pasá a demostrar cómo los resuelve tu producto o servicio. Este método mantiene el engagement en todo momento y aumenta la probabilidad de que estén interesados en hacer una compra", dijo Lauren Parr, de RepuGen.

14. Ofrecé sesiones en directo y grabadas

"Los eventos virtuales se están convirtiendo en algo cada vez más frecuente. Es importante asegurarse de contar con sesiones en directo y grabadas que permitan a los asistentes 'elegir su propia aventura'. Hacerlas personalizables garantiza que los asistentes obtengan la información que buscan", señaló Joe Ariganello, de MixMode.

15. Invitá a personas influyentes para amplificar el evento

"Invitá a personas influyentes para que participen en el acto y lo amplifiquen. Esta es la forma más fácil y, como vimos con nuestros clientes, la más exitosa de ver un aumento de las visitas y una disminución de la tasa de rebote de los espectadores, ya que nos aseguramos de que los influencers con los que nos comprometemos tienen audiencias que estarían realmente interesadas en el tema y el contenido de nuestro evento virtual", aconsejó Dixie Roberts, de DKC/HangarFour.

16. Encontrá ese factor novedoso que atraerá a los asistentes

"En mi equipo, lo llamamos 'teatro de presentación': significa ofrecer un factor novedoso o un gancho que atraiga a tu público para que asista, se comprometa y se quede. Por ejemplo, mi equipo organizó un evento virtual en una galería de arte metaverso y envió por correo a los asistentes un Oculus de préstamo para que participaran. Se personalizaron piezas de arte virtual para cada inscrito, lo que añadió un nivel de sorpresa y deleite a la experiencia inmersiva", recomendó Stephanie Bunnell, de Aki Technologies.

Nota publicada en Forbes US.