En el competitivo mundo de las pequeñas empresas, implementar las herramientas tecnológicas adecuadas puede ser la diferencia entre prosperar o simplemente sobrevivir. Los miembros del Consejo de Jóvenes Empresarios (YEC) de Forbes, comparten las herramientas tecnológicas clave que consideran necesarias para dirigir sus empresas. Seguí sus consejos para impulsar tu negocio.

¿Cuál es una herramienta tecnológica esencial para dirigir una pequeña empresa?

1. Microsoft Excel

"Una herramienta tecnológica esencial para dirigir una pequeña empresa es Microsoft Excel. Aunque no es la opción más llamativa, Excel sigue siendo una herramienta indispensable para organizar todos los datos, hacer un seguimiento de las finanzas y gestionar diversos aspectos de las operaciones de tu negocio. Su versatilidad te permite crear hojas de cálculo detalladas para la elaboración de presupuestos, la gestión de inventarios e incluso la planificación de proyectos, todos elementos cruciales para mantener el control y tomar decisiones con conocimiento de causa. Empezar con Excel te proporciona una base sólida para comprender la gestión y el análisis de datos. A medida que su empresa crezca, vas a poder pasar a herramientas más avanzadas, pero la flexibilidad y el uso generalizado de Excel lo hacen una opción fiable en las primeras etapas. Adoptá Excel por su practicidad y aprendé a aprovechar sus potentes funciones. Es un trampolín para dominar tecnologías más sofisticadas a medida que evoluciona tu negocio", aconsejó Alfredo Atanacio, de Uassist.ME.

2. Software de contabilidad

"No me canso de repetir lo importante que es contar con una buena herramienta de contabilidad para un negocio. Personalmente, utilizo QuickBooks, pero hay un montón de otras opciones por ahí para elegir. Recuerdo que cuando empecé mi negocio, yo misma llevaba la cuenta de todo y era abrumador. Ahora, puedo seguir fácilmente los ingresos y los gastos, crear facturas y gestionar las nóminas. Me ahorra mucho tiempo y me ayuda a tomar decisiones con conocimiento de causa. Si estás poniendo en marcha una pequeña empresa o tenés dificultades para mantener sus libros en orden, invertí en un programa de contabilidad sólido. Te va a hacer la vida mucho más fácil y te dará la tranquilidad que tanto necesitás", sostuvo Josh Kohlbach, de Wholesale Suite.

3. Conferencias online

"Una herramienta tecnológica esencial para dirigir una pequeña empresa sin esfuerzo es contar con una solución de conferencias online. Existen muchas alternativas entre las que elegir, como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Estas soluciones facilitan la colaboración en equipo y te ayudan a mantenerte en contacto con tu equipo desde cualquier lugar del mundo. La disponibilidad física ya no es un problema, ya que podés comunicarte, intercambiar ideas, compartir archivos, presentar informes y hacer mucho más sin tener que desplazarte a un lugar determinado. Estas herramientas ahorran tiempo y garantizan una comunicación eficaz, minimizando los obstáculos con los que te encontrás cuando intentás mantener la aguja en movimiento", señaló Stephanie Wells, de Formidable Forms.

4. Soluciones de almacenamiento en la nube

Como pequeña empresa, organizar tu almacenamiento te ahorrará literalmente cientos de horas. Ir y venir entre soluciones de almacenamiento y software no es fácil cuando una empresa pasa de ser pequeña a mediana. Esto puede suponer una pérdida de tiempo, ahogar las ventas y el marketing. Entre varias iteraciones de materiales, de contratos y mucho más, una empresa debe contar con una solución y un proceso de almacenamiento asequible y organizado. A medida que siga creciendo tu negocio y necesites diferentes soluciones de software, pensá en el futuro y elegí un proveedor de almacenamiento en la nube con opciones de agrupación. Esto te ofrecerá ahorros adicionales y te ayudará a frenar los costos de crecimiento. Lo último que necesitás es trasladarte muchas veces de un lugar a otro, arriesgarte a perder tiempo o, peor, datos", dijo Matthew Capala, de Alphametic.

5. Aplicaciones de mensajería

"Algunas de las herramientas tecnológicas más importantes que necesitás cuando dirigís una pequeña empresa son las que sirven para mantener a todo el mundo en contacto. Es importante que tus empleados  se comuniquen entre sí. La falta de diálogo puede provocar retrasos y otros problemas. Una aplicación de mensajería en equipo como Slack le ayudará a mantener a todos al tanto, lo que garantiza que la empresa funcione sin problemas y que los proyectos se completen a tiempo", recomendó Daman Jeet Singh, de FunnelKit.

6. Herramientas de gestión de proyectos

"Una herramienta completa de gestión de proyectos es un recurso esencial para cualquier pequeña empresa. Con tantas piezas móviles y prioridades que cambian con frecuencia, además de empleados que tienen que llevar varios proyectos, una herramienta de gestión puede mantener las cosas claras y organizadas para que las prioridades y las responsabilidades estén ordenadas", detalló Samuel Saxton, de ConsumerRating.org.

7. Un CRM robusto

"¡Un buen CRM! Las ventas son el alma de un negocio, y un buen CRM es fundamental para hacer un seguimiento y medir su eficacia. Nosotros utilizamos HubSpot, que fue esencial para nuestro éxito. Centraliza la información de los clientes y automatiza las tareas, lo que nos permite mantener a nuestro equipo de ventas centrado en el crecimiento. También se integra con nuestras plataformas de marketing, lo que mejora aún más la eficacia", concluyó Jack Perkins, director financiero de Hub.

Nota publicada en Forbes US.