El principal objetivo de una institución de salud es mejorar la calidad de vida de las personas a  través de la asistencia sanitaria de calidad y el cuidado de la salud. La gestión de  inventario es clave para cumplir este objetivo, ya que un abastecimiento deficiente impacta  directamente en la atención a los pacientes. La buena noticia es que, con planificación y  sistematización de procesos de abastecimiento y stock, hay errores que pueden evitarse en este  proceso. 

Para Mayra Carrizo, Gerente Comercial de Bionexo Argentina, “el primer paso es identificar esas fallas, ya sea para no repetirlas o para no ser sorprendidos por  primera vez”. En esa misma línea, señala que existen cinco errores críticos que cometen las instituciones de salud cuando solo tienen en cuenta una parte de la información o sus actividades se basan en herramientas genéricas: 

1. Falta de precisión en los datos de stock 

“Tener información imprecisa puede ocasionar que los sistemas de ERP arrojen niveles de stock  equivocados, y esto se puede traducir en déficit o exceso de insumos y medicamentos. Cuando  se trata de exceso, algunos productos podrían llegar a perderse por vencimiento; pero es aún  más complejo cuando se trata de un déficit, ya que en casos críticos donde un paciente depende  del medicamento, esta falla podría comprometer su salud e incluso su vida”, asegura.

De esta manera, la experta sostiene que es fundamental contar con un sistema robusto, interconectado y con soporte  adecuado para conocer el detalle de lo que tenemos y lo que nos falta, entender los tiempos de  reposición y tener en cuenta qué insumos son indispensables para el funcionamiento regular de  cada área de la institución de salud.  

2. Análisis errado de la demanda que ocasiona compras de emergencia 

“Si dada una contingencia el ERP determina una cantidad de inventario equivocado, es posible  que la institución deba realizar una compra de emergencia y esto puede implicar costos más  elevados debido a la urgencia por obtener el producto. Este escenario no solo afecta el  presupuesto, sino también el flujo de caja y la posibilidad de destinar dinero extra en otros  insumos de igual importancia”, profundiza.

3. Fallas en la identificación de productos - seguimiento de caducidad.  

No contar con un sistema efectivo de trazabilidad de los insumos puede ocasionar que, en medio  de la urgencia y la velocidad de la atención, “se distribuyan y administren productos incorrectos, e incluso caducados (con fecha posterior a la sugerida para su utilización)”, dice. También - agrega - puede suceder que se piense que hay existencias y al momento de requerirlas no sea así, lo que nos  regresa al punto dos (compras de emergencia). 

Para Carrizo es fundamental contar herramientas tecnológicas de control de stock que se actualicen en tiempo real y estén disponibles para todos los involucrados en la gestión de  inventario y abastecimiento. 

4. Confiar excesivamente en una herramienta offline puede llevar a un ciberataque 

Teniendo en cuenta la inmensa cantidad de datos que alojan una institución de salud y sus proveedores, hacer uso de una herramienta genérica, manual y offline, a la que tienen acceso decenas de personas con bajo nivel de seguridad, "puede abrir la puerta al secuestro de  información financiera, a la pérdida de datos de pacientes (historias clínica, enfermedades, dosis  de medicamentos e intervenciones) y a la interrupción de las operaciones", afirma. Por esto, cree que es mperativo contar con sistemas robustos, que brinden soporte, back up y acompañamiento.  

5. No contar con herramientas enfocadas en la planificación de demanda 

“Algunas plataformas genéricas solo contemplan medias móviles y una suavización exponencial  en sus algoritmos, dejan de lado factores como la disponibilidad o la criticidad de los productos  en el mercado, e incluso eliminan tendencias epidemiológicas, así como los picos y los valles  característicos de la demanda del sector. Esto solo hace más complejo entender cuánto comprar  y en qué momento hacerlo”, añade. 

Carrizo concluye diciendo que el sector tiene a su disposición soluciones tecnológicas específicas que analizan el  comportamiento de la atención de forma global y el consumo previo. Teniendo en cuenta distintas variables, involucran modelos estadísticos y generan sugerencias con una precisión  significativamente mayor. Estas son herramientas que grafican el escenario real y permiten  tomar decisiones más informadas.