10 razones por las que las reuniones virtuales son lo mejor que nos pasó en 2020

1. Menos vueltas, más decisiones

Por lo general, las reuniones virtuales tienden a ser más eficientes porque se reconoce que nadie quiere quedarse conectado más de lo necesario. En una reunión virtual bien manejada, la agenda ya se envió previamente, los participantes leyeron antes del encuentro y se empieza y termina con puntualidad. Poner “reglas” -como apagar el micrófono cuando no se habla, hacer preguntas en la función de chat, usar la función de levantar la mano para avisar que uno quiere hablar, hacer breaks o designar un “presidente” para ordenar las intervenciones- ayuda a que la reunión sea efectiva y sirva para tomar decisiones y ahorrar tiempo.

2. Los que acaparan las discusiones se moderan

Habrán notado que en las reuniones online, esos compañeros de trabajo que antes dominaban el debate ahora están un poco más callados. En pocas palabras, hablar fuerte e interrumpir a los demás era una forma de imponerse en un debate, pero en internet no se puede hacer.

3. Basta de trajes

Estamos viendo a nuestros colegas con lo que probablemente siempre quisieron ponerse en reuniones: ropa cómoda. Se terminaron los trajes caros, los tacos altos y los peinados de peluquería. Las reuniones virtuales nos permiten respetar y valorar a nuestros colegas por sus aportes en vez de su aspecto. ¡El tiempo que se ahorra en producirse para una reunión es tiempo ganado!

4. No es cuestión de tamaño

Las posturas intimidantes, los apretones de manos demasiado fuertes y la costumbre de reclinarse sobre el escritorio para exponer un argumento ya no van más. Ahora los colegas aprecian mucho más que uno sepa poner la cámara para quedar bien a la vista, maneje bien la tecnología, se muestre disponible y pueda aportar al debate.

5. Todos son bienvenidos

Antes de la COVID, muchas organizaciones o empresas organizaban encuentros para que sus miembros socializaran después de trabajar. Esos eventos solían marginar a los que tienen personas a cargo, a las personas ocupadas, a las personas con discapacidades y a las que viven lejos. El salto a lo online puso en tela de juicio la vieja idea de que los contactos solo se pueden hacer presencialmente.

6. Compartir es más fácil

En una reunión virtual, todos pueden ver y escuchar al presentador, las diapositivas se pueden leer bien en la pantalla, se pueden hacer preguntas por el chat sin frenar el flujo del debate y se puede apagar la cámara para ir al baño sin tener que escabullirse de la sala rezando para que la puerta no se cierre con estruendo y moleste a todos al salir.

7. Más tiempo

Desde que hacemos uso de memoria que se viene debatiendo si alguna vez se podrá alcanzar ese concepto esquivo de “equilibrio entre trabajo y vida personal”. Aunque las reuniones virtuales no sean la única solución, el tiempo que se ahorra por el viaje es tiempo recuperado que se puede usar para otras cosas.

8. En vivo desde cualquier lado

Lo lindo de una reunión por internet es que ya no importa dónde están los participantes. Uno puede vivir en una ciudad, una granja o la playa, o quizás en un motorhome, recorriendo el país. La libertad geográfica es un estímulo enorme para los que eligen vivir lejos de sus lugares de trabajo y más importante todavía, pone a disposición de los empleadores un conjunto ilimitado de empleados talentosos.

9. Puntualidad perfecta

Toda buena reunión es puntual. Por lo general, las reuniones virtuales tienden a empezar y terminar puntualmente (por lo menos mucho más que las presenciales). Ya no hay que esperar a los rezagados que se quedan haciendo café en la cocina de la oficina.