Chad West no va a su oficina en Londres más de una vez a la semana. Como vicepresidente de Marketing de la billetera de criptomonedas Argent, sólo acude para reuniones de estrategia o creativas. Pero cuando se encuentra ahí, tratando de hacer su trabajo, las distracciones y el ruido lo llevan a ser un 40% menos productivo que en casa, según sus cálculos. 

La música que se escapa de los auriculares, las voces y charlas de sus compañeros lo distraen, mientras que el sonido de los teclados le crispa los nervios. “No sé si es sólo que somos un poco más antisociales, o quizá siempre estuvo en nosotros, pero ahora lo percibo todo”, dice West, de 33 años. "Si alguien tiene la osadía de atender una llamada telefónica en una oficina pequeña, perturba mi trabajo".

Cuatro años después de la pandemia de Covid-19, que impulsó a la mayoría de los oficinistas a conectarse desde casa, muchos se vieron obligados a volver a la oficina, ya sea por mandato del empleador, por el deseo de trabajar con los compañeros o por la necesidad de sus puestos. Alrededor del 27% de las jornadas laborales remuneradas en Estados Unidos se realizaron desde casa en mayo, una cifra drásticamente inferior al 60% en el punto álgido de la pandemia, pero que subió desde el 10% previo a la pandemia.

A medida que la gente regresó a la oficina a tiempo completo o parcial, aumentaron las quejas sobre una antigua frustración: el ruido y las distracciones de los diseños de planta compartida. Los trabajadores celebran más reuniones con Zoom desde la oficina, y con frecuencia hablan más alto en esas videollamadas. Los jefes animan a pasar los días de oficina "colaborando" y desarrollando vínculos sociales, pero eso aumenta la charla que resuena en el espacio.

El problema se agrava: muchas empresas disminuyeron sus espacios inmobiliarios para aprovechar la presencia de menos personas, y ahora las salas de conferencias y los espacios privados se llenan rápidamente. "Es el comportamiento humano, si tengo varias reuniones virtuales, prefiero quedarme en un espacio tranquilo y silencioso para tomarlas", dice Melissa Strickland, directora general y gerente de la empresa de diseño HLW. 

En una encuesta realizada en septiembre de 2023 por la empresa de investigación sobre el lugar de trabajo Leesman, los niveles de ruido se clasificaron entre las 10 características más importantes de la oficina, situándose entre los baños que funcionan y un servicio de asistencia informática. 

Sólo el 32% de los empleados están satisfechos con los niveles de ruido en una oficina promedio, según datos de Leesman publicados en abril. 

Según la consultora, sólo dos cuestiones registraron cifras de satisfacción más bajas en las oficinas: el acceso a "instalaciones de ocio" cercanas y la tasa de personas que pasan caminando por delante de los puestos o escritorios. La respuesta a todas estas quejas presenta una oportunidad de negocio, con vendedores que ofrecen con éxito desde cabinas aisladas hasta servicios de "paisajismo sonoro" que utilizan un enfoque "biofílico" para ayudar a amortiguar las voces con sonidos que se encuentran en la naturaleza. 

Ante esta tendencia, los fabricantes de muebles y los diseñadores de interiores están añadiendo materiales más respetuosos con la acústica y diseñando "bibliotecas" de lugares tranquilos para trabajar. Algunos empleadores están repartiendo auriculares con cancelación de ruido e incluso construyendo herramientas para ayudar a los trabajadores a alertar a sus colegas cuando necesitan concentrarse.

"Este es el blanco al que todas las organizaciones están intentando dar", afirma el fundador de Leesman, Tim Oldman. Ve a los diseñadores avanzando hacia la división del espacio interior: más salas de reunión, despachos privados o salas tranquilas que muchos trabajadores anhelan. "Si queremos que los empleados vuelvan de buen humor a las oficinas, tenemos que proporcionar un espacio que favorezca esos momentos en los que necesitan una intimidad acústica y visual distinta".

Las distracciones en la oficina son más que una molestia menor. Un estudio de 2021 publicado en la revista Journal of Management & Organization descubrió que, en experimentos con entornos controlados, los niveles de ruido típicos de las oficinas de planta compartida provocaban aumentos de los indicadores fisiológicos de estrés, como tasas cardíacas más elevadas, así como más expresiones faciales de disgusto e informes de los trabajadores sobre estados de ánimo negativos. "No nos acostumbramos fisiológica y psicológicamente al ruido", observa Libby Sander, profesora adjunta de la Universidad Bond de Australia que trabajó en el estudio. 

Lograr un control del ruido en la oficina es una de las razones del crecimiento de empresas como Framery, con sede en Finlandia, uno de los mayores fabricantes de "cabinas" de oficina, esencialmente, espacios con paredes de cristal, totalmente cerradas y de aspecto moderno, que cuestan a partir de unos US$ 8.700 por una individual compacta.  Algunas cabinas tienen capacidad para hasta seis personas, lo que las hace más parecidas a salas de conferencias cerradas. 

En 2022, los ingresos globales de Framery alcanzaron los US$ 164 millones, subiendo desde los US$ 86 millones de 2020 y los US$ 101 millones de 2021. Aunque las ventas se desplomaron ligeramente en 2023, lastradas por la incertidumbre del mercado, la inflación y los tipos de interés más altos, el cofundador y CEO Samu Hällfors dijo que espera un rápido crecimiento de nuevo este año, aunque declinó compartir previsiones.

En marzo, la empresa sumó una nueva línea de cabinas que no sólo aíslan el sonido para los usuarios sentados en ellas, sino que cuentan con un sistema de "enmascaramiento del sonido" que emite un sonido similar al ruido rosa en las zonas circundantes. Al hacerlo, las cabinas elevan el ruido ambiente en los espacios cercanos, con el objetivo de hacer menos inteligible la charla de oficina. "¿El nivel de ruido en sí? Sí, eso es un problema, pero lo verdaderamente problemático del ruido es cuando su cerebro capta una palabra conocida", dice Hällfors.

Por eso los diseñadores y empresarios están añadiendo sonido a los espacios, lo que puede ser una forma de abordar las preocupaciones sobre el exceso de ruido o de silencio. Después de trabajar en el espacio sonoro durante más de una década, Evan Benway lanzó Moodsonic, con sede en Londres, en 2022. Ahora trabaja con empresas como SAP, GSK y Steelcase para crear "paisajes sonoros con capacidad de respuesta" que utilizan sensores para generar un sonido de fondo que se adapta en tiempo real al grado de distracción o estimulación del entorno.

En efecto, Moodsonic ayuda a las empresas a abordar una de las ironías del lugar de trabajo pospandémico: la gente se distrae con el ambiente en la oficina, pero con frecuencia es porque es demasiado silencioso, en lugar de demasiado alto. En lugar de tener a 60 personas en una oficina abierta en la que se oye de fondo un zumbido de muchas conversaciones, "ahora quizá tengas a 15 personas, y cuando una persona habla, todo el mundo escucha todo lo que dice", dice Benway. "Es una inteligibilidad del habla perfecta", y la cuestión que más molesta a la gente.

Los sensores de Moodsonic captan los niveles de sonido y ajustan los "paisajes sonoros", que incluyen sutiles cantos de pájaros o murmullos de arroyos inspirados en la naturaleza, en función de la proporción de llamadas de ventas ruidosas y trabajo concentrado o de si es un viernes tranquilo o un martes bullicioso. Benway no quiere revelar sus ingresos, pero afirma que la empresa trabaja con 30 de las 500 mayores empresas de EE.UU. y que ya es rentable; en su segundo año triplicó los metros cuadrados donde proporciona paisajes sonoros y aumentó las suscripciones en un 150%.

Otros están encontrando el éxito aprovechando no sólo la necesidad de privacidad de los trabajadores, sino también los deseos similares de los remotos. El destacado capitalista de riesgo Fred Wilson, cofundador de Union Square Ventures, con sede en Nueva York, y su esposa Joanne, una inversora ángel, pondrán en marcha este otoño la segunda ubicación de Framework, un espacio de coworking en Nueva York. Se encontrará en el Refinery at Domino, un edificio industrial emblemático revitalizado que en su día albergó una importante fábrica de azúcar. 

Los dos tuvieron la idea después de reconocer que en ciudades como Nueva York, los empresarios, creativos y otros trabajadores remotos tienen poco espacio propio y no necesariamente quieren estar en una oficina compartida.

En el primer local de los Wilson, en el barrio de Clinton Hill de Brooklyn, los miembros pagan entre US$ 755 y US$ 860 al mes, según el plazo de alquiler, por su propia cápsula insonorizada en el espacioso Framework, que se completa con su propio frigobar, pava eléctrica y cafetera. Inicialmente diseñadas como una forma de distanciar socialmente a la gente durante la pandemia, las cabinas atraen ahora a los miembros por diferentes razones. "Es tranquilo, y no tienen que escuchar las conversaciones de su vecino o colega", dijo Fred Wilson a Forbes. El local original tiene una lista de espera de unas dos docenas de personas.

También los diseñadores de muebles e interiores están incorporando más protección acústica a sus espacios. Zintra Acoustics, una línea de paneles de pared, separadores de espacios y accesorios de techo que ayudan a absorber el sonido, vio “dispararse la demanda de soluciones acústicas”, dijo Kirsten Grosman, responsable de marketing de producto de la empresa, propiedad de Baresque Group, con sede en Australia. "El ruido se convirtió en la principal queja entre los empleados", dijo.

Mientras tanto, la empresa sueca IKEA, que lleva 40 años en el negocio del mobiliario de oficina, está lanzando una nueva línea (conocida como MITTZON) diseñada en parte para hacer frente a las molestias causadas por el sonido y el ruido. Por ejemplo, sumó un material de fibra de madera, utilizado normalmente en la industria de la construcción para el aislamiento, a las pantallas acústicas que se envuelven en tela. IKEA también trabajó con proveedores para silenciar el mecanismo que controla el nivel de un escritorio eléctrico de pie con sólo pulsar un botón. 

"El papel de la oficina cambió", dijo el desarrollador de diseño de productos de Ikea Philip Dilé. "La mayoría de la gente nos dijo que quería volver para concentrarse y tener menos distracciones".

La nueva línea de Ikea, con sus pantallas acústicas, es un ejemplo de una tendencia más amplia para ofrecer soluciones que no requieran muchos despachos o salas privadas, que posiblemente anulan el propósito de que la gente acuda a la oficina para colaborar.  "¿Por qué pasar todo el día en cabinas Zoom ?", se pregunta Tracy Wymer, vicepresidenta de insights & inspiration de Teknion, que fabrica estos espacios. Señala que su empresa está trabajando en un nuevo producto que proporciona “pistas visuales sobre si estás disponible o si estás concentrado en el trabajo”.

Un empleador que está experimentando con las pistas visuales es monday.com, una firma de software de gestión de proyectos con sede en Israel. Cuenta con un grupo de creadores en plantilla que diseñaron un dispositivo del Internet de las Cosas (IoT) llamado "FocusTime" que se coloca en la esquina de los monitores de las computadoras de los trabajadores. Parece un dial que muestra cuánto tiempo ininterrumpido le queda al usuario y actúa como una mejora física de los iconos de estado de Slack o Teams que la gente está acostumbrada a ver en pantalla.

La idea surgió originalmente de una empleada de monday.com que tenía problemas con las interrupciones de sus compañeros cuando volvía a la oficina; una primera versión era simplemente una bandera que podía levantarse manualmente cuando no se debía molestar a alguien, antes de convertirse en un dispositivo que los usuarios podían activar y desactivar con un simple toque. Evolucionó hasta convertirse en el gadget actual, que los usuarios pueden configurar para mostrar a sus compañeros de trabajo cuánto tiempo necesitan para concentrarse, o si están tranquilos, lo que aparece en el dispositivo.

Saron Paz, líder del equipo, dice que unos 20 empleados están participando en un piloto con el prototipo; se está planeando una prueba en toda la empresa y después, potencialmente, podría convertirse en un producto que comercialice. En septiembre, monday.com tiene previsto mostrar el dispositivo en una conferencia de clientes en Londres y Nueva York. Como mínimo, Paz espera que los dispositivos "inicien una conversación entre las personas sobre lo que necesitan en términos de ruido u otros puntos de estrés", dice, señalando que "todavía estamos predeterminados para las cosas que son físicas."

Otras empresas están repartiendo auriculares con cancelación de ruido en la vuelta a la oficina o añadiendo más espacios silenciosos en los diseños. Cuando la división Mailchimp de Intuit diseñó sus nuevas oficinas, un espacio elegante y moderno a lo largo del popular sendero BeltLine de Atlanta, la acústica era una prioridad. El antiguo espacio tenía una hilera de escritorios en un almacén reconvertido con sólo seis cabinas o salas "drop-in"; el nuevo tiene más de 60, dice el ejecutivo del proyecto Colin Hughes. Los empleados tienen la opción de pedir gratuitamente auriculares con cancelación de ruido.

En este "centro de innovación" -como llama Intuit a la nueva oficina de Atlanta- se utilizaron paneles acústicos en paredes, techos y como divisores para separar los barrios de oficinas. Hay cinco espacios de biblioteca en todo el edificio, varios de ellos con paneles de madera, forrados de libros y que albergan mesas espaciosas con iluminación de trabajo que evocan la sensación de una biblioteca universitaria moderna. La gente tiende a trabajar allí en silencio, dice Hughes: "Si ves que hay libros en las paredes y que parece una biblioteca, te comportarás de esa manera".

Un factor que impulsó  la creación de más espacios para trabajar en silencio fue la mayor conciencia sobre las necesidades de los trabajadores neurodiversos, como los que padecen TDAH o problemas de procesamiento sensorial. 

Las investigaciones externas muestran que entre el 15% y el 20% de los empleados son neurodivergentes, afirma la vicepresidenta ejecutiva de Salesforce para servicios inmobiliarios y del lugar de trabajo, Relina Bulchandani. Eso llevó al gigante del software a diseñar plantas en su nueva torre de Chicago con "salas de meditación" para descansos tranquilos y espacios de biblioteca equipados con pantallas de doble monitor solicitadas por los ingenieros de software.

Aunque están etiquetadas como bibliotecas, no hay señales para guardar silencio, dice Bulchandani. Señala que a medida que la gente pasa más tiempo en la oficina, se siente más cómoda atendiendo llamadas en escritorios en zonas de oficinas compartidas, y Salesforce instó a practicarlo más para evitar que las pequeñas salas de reunión se llenen. “Estamos animando a las personas a que atiendan las llamadas en su escritorio, pero siendo consciente: no queremos estar todo el día con videollamadas en un escritorio”, dijo la ejecutiva.

La gran paradoja de muchas de estas soluciones para las distracciones en la oficina no pasa desapercibida para West, de la firma Argent: si todo el mundo pudiera simplemente elegir dónde trabajar, en lugar de verse obligado a ir a la oficina, estas soluciones no serían necesarias. "Lo único que realmente debería importar a una empresa es la eficacia, si estás cumpliendo con tu trabajo, deberías poder elegir", concluyó.

Nota publicada en Forbes US.