Al embarcarnos en un nuevo producto digital, es fundamental armar el mejor equipo posible desde el inicio. Mientras que los encargados del desarrollo se enfocan en la construcción del producto en sí, el Scrum Master supervisa que el producto se construya de la manera más eficiente, de acuerdo con los principios de Scrum. Por su parte, el propietario del producto (PO), generalmente del lado del cliente, se asegura de que el producto llegue a buen puerto, en línea con los objetivos del proyecto y las necesidades del cliente. Sin embargo, para este rol, que conlleva numerosas responsabilidades, no siempre se cuenta con el tiempo, el conocimiento o la experiencia necesarios. Ahí es cuando el PO proxy (PPO) entra en acción.

¿De qué se ocupa un PPO? Se trata de alguien, del lado del equipo, que ayuda al PO a ejecutar su función cuando tiene limitaciones de tiempo/experiencia y actúa como otra interfaz entre el equipo y el cliente. Si bien hay muchos beneficios de colocar un PPO en un equipo, la naturaleza poco convencional de su rol también puede generar algunas dificultades.

Por lo tanto, para quienes están asumiendo este rol de PPO o evalúan incorporarlo a un futuro proyecto, aquí van cuatro consideraciones para ayudar a navegar con éxito este papel desafiante:
 

Definir el rol del PPO y demostrar su valor

Como el rol de PPO no está incluido en la guía Scrum, no hay definiciones claras de lo que implica la tarea, ya que difiere de un proyecto a otro y depende del contexto específico del cliente. Un PPO opera en un área gris entre el cliente y el equipo de desarrollo y esta falta de claridad a veces puede generar problemas. 

Esta es la razón por la cual definir sus tareas exactas y demostrar el valor que aporta desde el principio es esencial. En primer lugar, debe determinarse la cantidad de tiempo y el nivel de conocimiento que tiene el PO y resaltar los riesgos que estas limitaciones plantean, tanto para la entrega eficiente del producto como para el presupuesto, dos factores que el PO priorizará. Por lo tanto, el PPO juega un papel importante en el éxito del proyecto al llenar los vacíos y apoyar al PO en la visión y ejecución del proyecto.

Luego, el PPO y el PO deben trabajar con el Scrum Master para crear un acuerdo claro que defina las responsabilidades de todos. Las tareas del PPO generalmente incluyen ayudar al PO a administrar la acumulación de productos, desarrollar la hoja de ruta del proyecto, mantener los requisitos en el proceso de desarrollo y actuar como un puente de comunicación entre el equipo y el PO.
 

Buscar apoyo en el Scrum Master

Aunque tanto el Scrum Master como el PPO supervisan el desarrollo de productos y trabajan en estrecha colaboración con el PO, existen diferencias importantes entre los dos. El scrum master tiene un papel más práctico que guía al equipo en su conjunto a través del proceso de desarrollo, mientras que el PPO es visto como la mano derecha del PO en el proyecto, asegurando que se mantengan la visión y las necesidades del cliente.

Sin embargo, el Scrum Master también juega un papel vital en la gestión y observación de la relación entre el PO y el PPO, que es propensa a conflictos debido a la naturaleza superpuesta de los dos roles. Si surgen tensiones entre los dos, que pueden afectar el buen funcionamiento del proyecto, el Scrum Master está ahí para hacer las preguntas correctas que lleguen al fondo del problema. Su rol es el que está mejor posicionado para encontrar las herramientas y métodos para mejorar la sinergia de la relación. En caso de duda, recurra a su Scrum Master.
 

La comunicación es la clave

Un desafío importante que puede surgir es la falta de confianza por parte del PO, que puede sentir que el PPO les está pisando los talones o compitiendo por el liderazgo.

Aquí es donde la comunicación es clave en la construcción de la confianza. El PPO siempre debe tener en cuenta que, aunque comparten muchas de las tareas del PO, la responsabilidad final es de este último, y que esta relación debe enmarcarse como de colaboración y no de competencia. Por su parte, uno de los aspectos más importantes de ser PPO es comprender profundamente las necesidades y expectativas del PO, a través de una comunicación individual continua, y luego transmitirlas de manera efectiva al resto del equipo para encontrar soluciones.
 

Desafiar ideas por el bien del proyecto

Como PPO, es fácil sentir la falta de poder de decisión o estar incómodo al hacer sugerencias, no siendo el propietario principal del producto.  En lugar de verse como "PO número dos", debe autopercibirse como consultor o asesor del PO, especialmente cuando éste tiene conocimientos y experiencia limitados. 

Como consultor, debe ayudar en el avance y la optimización de la entrega del producto, y esto también implica  desafiar las ideas del PO cuando sea necesario. Es posible que el PPO no sea quien tome las decisiones, pero su función principal es ayudar al PO a tomar las adecuadas por el éxito del proyecto. Su prioridad número uno siempre debe ser el objetivo general y la visión del proyecto.

El papel de un PPO es altamente complejo y multifacético: debe ser un gerente de proyecto, visionario, consultor y defensor, todo al mismo tiempo. Si bien el rol puede causar problemas si no se ejecuta correctamente, definir claramente su rol, apoyarse en el Scrum Master, mantenerse comunicativo y colaborativo con el PO, y no evitar proponer y desafiar ideas es la clave del éxito.

*La columna fue escrita por Geraldine Gamondés, Design Director para Americas en intive