Sabemos que la gestión de equipos se torna cada vez más compleja para las empresas actuales. El personal se encuentra en diferentes países, trabajan bajo distintas modalidades (presencialmente, on-line o de forma híbrida) o brindan servicios que se utilizan en otros territorios y culturas.
Otro aspecto de esta profunda transformación global es la sinergia de distintas generaciones en el mundo laboral. Actualmente hay cuatro conviviendo, cada una con sus particularidades, intereses y experiencias.
Entonces, ¿cómo gestionar una comunicación efectiva en un contexto tan diverso y cambiante? Es un verdadero desafío para la mayoría de las organizaciones. En mi experiencia como coach ejecutivo certificado, considero que más del 80% de los problemas en las empresas tiene su raíz en una deficiente comunicación.
Es que se trata de algo mucho más complejo que entregar un mensaje, eso es simplemente informar. Lo decisivo hoy es conectar, generar vínculos de confianza que permitan un flujo ágil, sintético, profundo y significativo. Esto es, en definitiva, lo que hará que sucedan las cosas planificadas.
Para graficarlo: la conexión se da cuando al final de una reunión de equipo cada persona es capaz de expresar en una palabra qué se lleva como aprendizaje del encuentro. De esta manera, logran verbalizar o manifestar y verificar si han conectado con el propósito en común.
5 tácticas para mejorar la comunicación en equipos numerosos y diversos
Si sabés que necesitás mejorar la comunicación interna o incluso la externa (por ejemplo con los proveedores claves, la comunidad y los medios de comunicación) estas son cinco herramientas de coaching ejecutivo que se pueden utilizar:
- Detectar y analizar cómo se comunica tu equipo: verificar que se utilicen los canales adecuados (para lo que sugiero elegir herramientas de acuerdo con el mensaje a circular), elegir los destinatarios justos (no sobrecargar de gente que no sea indispensable) y determinar el canal (reunión virtual, presencial, vía e-mail, un tablero colaborativo, etc).
- Eliminar la mayor cantidad de reuniones posibles: En Latinoamérica se pierde hasta un 40% del tiempo en juntas improductivas.
Actualmente hay cientos de empresas que están teniendo una reunión semanal de “briefing” (de hasta 30 minutos) y luego, micro reuniones de 10 minutos sobre temas puntuales. Las extensas (una o más horas) se asignan exclusivamente a temas estratégicos de análisis profundo.
- Claridad y concisión: Los mensajes necesitan ser breves y directos y, si alguien se extiende, usar un código en común para poner un freno.
- Expectativas explícitas: El seteo de expectativas es fundamental. Como todos entendemos la comunicación de una forma diferente, se trata de asegurarse de que todos los miembros del equipo comprendan las metas, plazos y objetivos de cada proyecto, lo que ayudará a prevenir malentendidos y confusiones en la comunicación.
Al hacerlo, se pueden fijar algunos KPI (indicadores de performance) que definirán la medición del resultado esperable. Esto trae claridad y efectividad a la comunicación en equipos numerosos.
- Capacitación: Cualquier habilidad blanda (y esta lo es) se puede entrenar.
Imaginá que, en vez de este artículo, estás leyendo aquí un mini programa de entrenamiento en competencias de coaching en comunicación. Básicamente podría ser algo así:
a) Empezá por fomentar en ti y en los demás la escucha activa, la empatía y por desarrollar el feedback de manera continua.
b) Aprendé sobre comunicación no verbal (lo que decimos sin palabras a través de gestos, posturas y micro expresiones, la distancia física entre las personas y hasta con el uso del tiempo).
c) Profundizá en la inteligencia emocional aplicada a la comunicación: todo influye al comunicarnos y como somos seres interpretativos esa visión personal siempre estará presente al interrelacionarnos con los demás.
d) Practicar y practicar: este 'programa' de entrenamiento incluye la acción como eje. Lo que no se ensaya en el mundo real, no se incorpora.
En uno de sus últimos libros, Patrick Lencioni, experto en persuasión e influencia, dice que “no hay equipos sólidos sin la confianza y la transparencia en la comunicación efectiva. La confianza mutua establece una base sólida para construir relaciones y resolver problemas de manera colaborativa”.
Si deseás influir y relacionarte mejor, necesitás comunicar en forma efectiva. Por eso, hasta aquí he compartido la guía paso a paso para mejorar en este aspecto
Lo que sigue está en tus manos: la práctica, medir, verificar su utilidad, y ajustar el rumbo. Es un proceso de mejora continua. Igual que todo en la vida.
Daniel Colombo
Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 32 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach profesional certificado por ICF en su máximo nivel, Coach certificado, Miembro y Mentor en Maxwell Leadership, el equipo de John Maxwell.
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